Thời điểm thích hợp nhất để đổi máy photocopy mới cho văn phòng

Bạn có từng nghĩ chiếc máy photocopy của doanh nghiệp bạn đang sử dụng có thật sự là máy photocopy tốt nhất chưa. Khi mà doanh nghiệp của bạn đang trên con đường phát triển mạnh mẽ, thì các thiết bị công nghệ cũng luôn cập nhật những dòng công nghệ tiên tiến, bao gồm máy photocopy cũng vậy. Vậy đâu là thời điểm tốt nhất để thay mới một chiếc máy photocopy.

Để đáp ứng cho nhu cầu photocopy của doanh nghiệp, bạn cũng cần một chiếc máy photocopy mới, thay thế cho chiếc máy photocopy hiện tại của doanh nghiệp đang sử dụng, với những tính năng và công nghệ mới nhất. 

Mua máy photocopy, thuê máy photocopy hoặc nâng cấp máy photocopy luôn là một trong những quyết định lớn, và đó cũng chính là lý do dẫn đến việc bạn luôn chần chừ cho đến thời điểm hiện tại. Đây là những lý do bạn cần xem xét để ra quyết định thực hiện đổi mới máy photocopy của mình.

Các dòng máy photocopy sẽ khác nhau về kiểu dáng, kích thước, trọng lượng và cả tính năng. Khi cần nâng cấp hay lựa chọn máy photocopy mới, bạn cần phải tự quan sát và tìm hiểu về các dòng máy photocopy, cũng như cũng phải tự xem xét để chọn lựa cho mình một công ty cung cấp máy photocopy chuyên nghiệp và uy tín.

Để có thể lựa chọn được máy photocopy và công ty cho thuê máy photocopy uy tín bạn có thể xem xét một số khía cạnh sau:

Dịch vụ cho thuê máy photocopy chuyên nghiệp và tạo sự khác biệt.

Điều hiển nhiên là bạn cũng như những doanh nghiệp khác, khi cần thuê máy photocopy luôn lựa chọn ở những dịch vụ có giá cho thuê rẻ. Tuy nhiên, các dịch vụ có giá thành cho thuê máy photocopy rẻ, thường đi kèm theo các điều khoản, các dịch vụ gia tăng kèm theo, khi đó ngoài chi phí bạn phải trả khi thuê máy photocopy định kì, còn có thêm các dịch vụ khác như là mực máy, trống máy, chí phí bảo trì máy, chi phí sửa chữa máy… 

Một số doanh nghiệp đồng ý chi trả chi phí khi thuê máy photocopy với mức phí cao hơn, đồng nghĩa với các dịch vụ chăm sóc đi kèm, cũng như các chi phí bảo trì, thay mực, thay thế phụ kiện cũng được ưu đãi hoặc miễn phí. 

Cho dù bạn đồng ý với các chi phí nào thì cũng cần thương thảo khi ký hợp đồng cho thuê máy photocopy.

Phân loại tài liệu cần sử dụng cho máy photocopy

Mỗi dòng máy photocopy sẽ có nhiều tính năng khác nhau, việc phân loại các loại giấy tờ cần thiết sử dụng cho máy photocopy, không chỉ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí sử dụng cho máy photocopy, mà còn giúp cho doanh nghiệp có thể chọn lựa đúng dòng máy photocopy mà doanh nghiệp có thể sử dụng tối đa các tính năng.

Giả sử như nếu doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tronh lĩnh vực thiết kế đồ họa thì cần một máy photocopy có khả năng in hoặc photocopy có màu, giả sử doanh nghiệp của bạn chỉ cần những tài liệu báo cáo trắng đen, thì một chiếc máy photocopy đơn sắc sẽ là một lựa chọn đúng đắn và tiết kiệm cho doanh nghiệp, các yếu tố như độ phân giải dpi cũng cần được xem xét sao cho việc lựa chọn máy photocopy phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Tính năng của máy photocopy cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.

Qua một thời gian sử dụng máy photocopy hiện có của doanh nghiệp và nay bạn sẽ thât bất ngờ thi các dòng máy photocopy hiện nay có các tính năng thật sự độc đáo. Vậy bạn hãy xem những tính năng của máy photocopy sẽ giúp ích như thế nào cho hoạt động của doanh nghiệp

• Sao lưu dữ liệu: Các dòng máy photocopy hiện nay có thể sao lưu dữ liệu bản gốc dựa trên các công nghệ điện toán đám mây và bạn sẽ có thể sử dụng nguồn dữ liệu đã được sao lưu này để có thể in, photocopy, gửi email, chia sẻ lên các thiết bị cá nhân.
• Kết nối không dây: Bạn hoàn toàn có thể kết nối máy photocopy của bạn thông qua bluetooth, wifi, NFC, app của nhà sản xuất máy photocopy, hoặc các phần mềm hỗ trợ để có thể in, photocopy từ xa mà không cần phải thao tác điều khiển trực tiếp trên máy photocopy đang đặt tại văn phòng của công ty.
• Nhận dạng giọng nói: Một số dòng máy photocopy cho phép điều khiển bằng giọng nói, bằng cách giao tiếp này có thể giúp bạn hạn chế việc chạm tay trực tiếp vào thiết bị.

Tại photocopy Ricoh chúng tôi không chỉ cung cấp cho bạn những dòng máy photocopy mới nhất và tiên tiến nhất, mà chúng tôi cung cấp cho bạn sự lựa chọn hoàn hảo, sự hài lòng tuyệt đối cho doanh nghiệp của bạn, liên hệ chúng tôi qua Hotline 0908.158.368 – 028.38993573 bất cứ lúc nào bạn cần 24/7.