Sử dụng máy photocopy tránh lãng phí với 5 mẹo nhỏ này

Trong hoạt động kinh doanh, tất nhiên là doanh nghiệp nào cũng muốn thành công và phát triển, mà một trong các yếu tố mang đến sự thành công của doanh nghiệp là quản lý nhằm mục đích giảm chi phí hoạt động, nhưng vẫn tăng lợi nhuận kinh doanh, đó cũng chính là mục tiêu chung của tất cả công ty.

Góp phần trong mục tiêu này, không thể không kể đến 1 thiết bị văn phòng phục vụ đắc lực và cũng chính là chìa khóa cho sự thành công này, đó chính là chiếc máy photocopy.

Trong thời buổi công nghệ hiện nay, có rất nhiều phần mềm công nghệ có thể phục vụ cho công việc của doanh nghiệp, nhưng vì sao vẫn không thể không cần chiếc máy photocopy cho doanh nghiệp của bạn? 

Bạn hãy tìm hiểu những lý do mà chiếc máy photocoy vẫn là một thiết bị công nghệ không thể thiếu trong các doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí in, photo cho doanh nghiệp

Một doanh nghiệp dù có tổ chức nhỏ hoặc lớn thì cũng cần chuẩn bị cái tài liệu, giấy tờ như hợp đồng, hóa đơn, bản kê hàng hóa, bảng báo giá, tài liệu cho một cuộc họp…, thì cũng cần một chiếc máy photocopy để có thể in ấn các tài liệu này.

Khi doanh nghiệp của bạn không mua máy photocopy hoặc thuê máy photocopy, thì cách giải quyết đơn giản nhất là bạn sử dụng các dịch vụ photocopy để có thể có được các tập tài liệu này. Các dịch vụ máy photocopy cũng cần chi phí để duy trì hoạt động và mau vật tư cho máy photocopy như mực in, giấy in, chi phí thuê máy photocopy hoặc mua máy photocopy, cho nên mỗi tờ tài liệu bạn in hoặc photocopy sẽ phải cộng thêm các chi phí này.

Để tối đa hóa chi phí cho doanh nghiệp, bạn có thể đầu tư cho doanh nghiệp một chiếc máy in, photocopy. Tuy ban đầu doanh nghiệp sẽ bỏ ra một khoản đầu tư để mua máy photocopy nhưng hãy cân nhắc khi mà bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho mỗi bản in, photocopy, nếu bạn chưa muốn đầu tư một chiếc máy photocopy bạn có thể liên hệ với các dịch vụ cho thuê máy photocopy như Ricoh.

Tăng sự hài lòng của đối tác, khách hàng.

Khi kinh doanh yếu tố quan trọng là tốc độ phục vụ và giải quyết công việc một cách nhánh nhất, thời gian là tiền bạc không ai muốn phải chờ đợi, khi khách hàng hoặc đối tác của ban yêu cầu một bản photocopy tài liệu quan trọng, một bản hợp đồng mà sẽ ký kết được ngay…việc có sẵn 1 chiếc máy photocopy trong doanh nghiệp sẽ giúp bạn có được những tài liệu, hợp đồng quan trọng mà không cần phải chờ đợi lâu, khách hàng sẽ đánh giá cao, ấn tượng về phong cách làm việc nhanh chóng và chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn.

Các tác vụ photocopy, in thường xuyên lặp đi lặp lại nhiều lần trong ngày, do đó viêc có một chiếc máy photocopy trong doanh nghiệp còn giúp cho năng suất làm việc của nhân viên hiệu quả hơn, tiết kiệm nhiều chi phí hơn khi sử dụng dịch vụ photocopy bên ngoài.

Tối đa hóa ngân sách cho việc photocopy.

Ngân sách phục vụ cho mỗi nghiệp vụ, mua sắm thiết bị vật tư, trang trải chi phí cho doanh nghiệp luôn được đặt lên hàng đầu cho mỗi tháng, mỗi quý hoặc mỗi năm. Đối với ngân sách cho photocopy tài liệu là một khoản quan trọng trong việc quản lý của doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp không có một chiếc máy photocopy, khi cần photocopy tài liệu, bạn phải sử dụng các dịch vụ photocopy bên ngoài và tất nhiên bạn sẽ phải chi trả cho các khoản cho từng trang photocopy của bạn, như mực in, giấy in, chi phí dịch vụ… mà chi phí cho dịch vụ photocopy thì sẽ không cố định nó có thể tăng lên theo thời gian.

Không chỉ như vậy khi sử dụng các dịch vụ photocopy bên ngoài, bạn có thể phải tốn chi phí xăng xe để đi lại, thời gian để có được các bản photocopy là một yếu tố quan trọng để tăng hiệu quả cho doanh nghiệp và sự hài lòng của khách hàng, bạn không cung cấp được hoặc không cung cấp kịp thời có thể dẫn đến mất khách hàng.

Công nghệ bảo mật thông tin trên máy photocopy

Các tài liệu của doanh nghiệp thât sự rất quan trọng, các thông tin này có thể sẽ bị đánh cắp khi sử dụng các dịch vụ máy photocopy bên ngoài.

Các tính năng của môt số máy photocopy cho phép lưu giữ những bản gốc trên công nghệ điện toán đám mây, cho phép in, photocopy sau đó mà không cần nạp bản gốc lần nào nữa, đồng thời máy còn cho phép chuyển đổi tài liệu thành file mềm, gửi tài liệu qua email, in, photo tài liệu qua các thiết bị cá nhân không dây. Cho nên doanh nghiệp cần một chiếc máy photocopy cho doanh nghiệp là một điều tất yếu.

Như bạn đã thấy máy photocopy phục vụ đắc lực cho các công việc văn phòng của bạn, giúp bạn bảo mật dữ liệu, tăng hiệu quả làm việc, tạo ấn tượng tốt với khách hàng, tiết kiệm chi phí hoạt động, tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp. Vậy bạn hãy nói chuyện thêm với các chuyên gia về máy photocopy qua hotline 0908.158.368 – 028.38993573 sẽ giúp bạn chọn được dòng máy ưng ý.