Phần mềm bổ sung cho máy Photocopy Ricoh

Là một người chịu trách nhiệm cho hoạt động của doanh nghiệp thì việc bảo vệ dữ liệu, thông tin cá nhân của công ty, của khách hàng là một điều hết sức quan trọng, bên cạnh đó các thiết bị thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các dữ liệu này thường là các máy Fax, máy in, máy Photocopy, vì vậy việc chọn lựa các thiết bị, in, photo, sử dụng cho doanh nghiệp phải đảm bảo vừa hỗ trợ đắc lực cho công việc của bạn vừa đảm bảo yếu tố bảo mật thông tin cho doanh nghiệp.

Máy photocopy sử dụng các phần mềm, ứng dụng tương ứng với từng dòng máy photocopy sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được các thao tác in, photo của toàn bộ người dùng máy photocopy trong doanh nghiệp, giúp bạn kiễm soát được các tác vụ như in, photo, scan, quy trình làm việc, điều này sẽ làm cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, phát triển doanh nghiệp tốt hơn.

Thông thường, phần mềm đi kèm máy photocopy có tiện ích là kiễm điếm số lượng bản in, số lượng bản photo. Nhưng hiện nay, các phần mềm bổ sung có thể giúp bạn tăng năng suất làm việc, kiểm soát được chi phí, do đó bạn có thể tham khảo các phần mềm có các tính năng bên dưới để giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Phần mềm hỗ trợ máy photocopy bảo mật dữ liệu an toàn.

Các phần mềm cho phép bạn thiết lập các yếu tố bảo mật, cấp phép cho một số người dùng được tiếp cận các nguồn tài liệu cá nhân của doanh nghiệp, giới hạn hoặc ngăn chặn các người dùng khác sử dụng máy photocopy. 

Giải pháp đăng nhập 1 lần SSO cung cấp cho bạn sự tiện lợi, khi chỉ cần đăng nhập 1 lần, kết hợp cùng công nghệ NFC, Bluetooth… để xác nhận cho mỗi lần in, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đăng nhập thông thường.

Một số phần mềm sẽ yêu cầu xác thực mỗi khi dùng máy, điều này tăng tính linh hoạt cho việc sử dụng máy photocopy, máy in trong văn phòng của bạn, phần mềm còn gửi yêu cầu xác nhận các lệnh in, photo cho mỗi lần thực hiện trên máy.

Phần mềm dùng cho máy photocopy hỗ trợ quy trình làm việc.

Sự tiện lợi trong việc sử dụng máy photocopy, giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí. 

Phần mềm máy photocopy hỗ trợ tạo điều kiện cho các hoạt động in, photo của doanh nghiệp, bằng cách kết nối với các thiết bị không dây hoặc các thiết bị cầm tay cá nhân như điện thoại di động, laptop… giúp việc in, photo đơn giản hơn và không bị gián đoạn. Ban đầu phần mềm sẽ giúp bạn kết nối mạng không dây với máy photocopy một cách dễ dàng mà không cần sự can thiệp hỗ trợ của bất kỳ chuyên gia nào về mạng máy tinh.

Phần mềm sẽ giúp bạn kiễm soát số lượng lệnh in, photo đang chờ, từ đó bạn có thể thực hiện lựa chọn một máy photocopy khác để không phải chờ đợi lâu.

Các doanh nghiệp hiện đại hiện nay không thể thiếu các công nghệ phần mềm hỗ trợ bảo mật và in ấn một cách thông minh, chuyên nghiệp.

Phần mềm dùng cho máy photocopy phù hợp nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

Không thể phủ nhận rằng các ý kiến của các nhân viên trong doanh nghiệp trước khi quyết định sử dụng các phần mềm là cực kỳ quan trọng. Các nhân viên trong văn phòng là người thường xuyên sử dụng máy photocopy, cho nên để quyết định sử dụng phần mềm nào để bổ sung cho máy photocopy, khi bạn là chủ doanh nghiệp bạn nên thu thâp ý kiến của nhân viên để ra quyết định tốt nhất, điều này sẽ giúp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí.

Phần mềm dùng cho máy photocopy để quản lý thiết bị trong doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp có quá nhiều máy photocopy, thì một phần mềm hỗ trợ cho máy photocopy có thể giúp bạn kiễm soát được việc sử dụng tất cả các máy trong doanh nghiệp, phần mềm sẽ thống kê và xuất báo cáo cho từng mày về số lượng bản in, photo, tình trạng mực in, thời gian sử dụng, thể hiện thông tin người dùng máy theo thời gian thực. 

Bạn không cần thiết kế 1 phòng chỉ dùng để dùng máy photocopy, thực tế bạn chỉ cần đảm bảo những chiếc máy photocopy hỗ trợ tối đa cho công việc của mình, bảo mật thông tin, tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Vậy khi cần giải pháp cho công việc in, photo, scan hoặc fax, bạn có thể liên hệ với công ty máy photocopy Ricoh, qua số hotline 0908.158.368 – 028.38993573 liên tục 24h trong 1 ngày, 7 ngày trong 1 tuần sẵn sàng hỗ trợ bạn