Những yếu tố chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy chuyên nghiệp

Không thể phủ nhận rằng cho dù sử dụng bất kỳ thiết bị công nghệ nào cũng sẽ gặp những vấn đề trục trặc, hư hỏng sau một thời gian dài sử dụng, ngay cả máy photocopy cũng vậy. Nhưng bạn có thể kiễm soát cách sử dụng máy photocopy đúng cách, sao cho những sự cố phát sinh trong quá trình sử dụng máy photocopy ở mức thấp nhất, để bạn có thể tự khắc phục hoặc sửa chữa 1 cách nhanh chóng nhất, như vậy sẽ không gây ảnh hưởng đến công việc của doanh nghiệp bạn.

Để kiễm soát được việc sử dụng máy photocopy đúng cách, bạn cần chọn lựa những dòng máy photocopy có công suất phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, khách hàng và những người dùng trực tiếp là các nhân viên của công ty. Bí quyết cho bạn khi sử dụng máy photocopy được bền bỉ và lâu dài, không chỉ dừng lại ở việc chọn đúng máy photocopy cho doanh nghiệp, mà còn phải chọn dịch vụ hỗ trợ máy photocopy chuyên nghiệp.

Các doanh nghiệp thường đạt được lợi nhuận nhiều hơn, khi thời gian xử lý công việc của nhân viên được diễn ra liên tục không gián đoạn, do đó khi bạn được các dịch vụ hỗ trợ, xử lý các sự cố của máy photocopy một cách nhanh nhất là một nhân tố quyết định cho sự thành công. Vậy làm sao để có thể chọn được dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp?

Xem xét nhu cầu của bạn để chọn máy photocopy phù hợp.

Máy photocopy sẽ có những thông số kỹ thuật riêng biệt, những dòng máy photocopy khác nhau, sẽ cho số lượng bản photocopy tối đa và tối thiểu trong 1 tháng sử dụng, đây là điều quan trọng vì sẽ ảnh hưởng nhiều đến tuổi thọ và thời gian sử dụng máy photocopy, cũng như là những sự cố mà máy photocopy có thể gặp phải khi sử dụng quá ít hoặc quá nhiều bản photocopy. Do đó, để có thể chọn được các máy photocopy phù hợp cho doanh nghiệp bạn có thể căn cứ vào các yếu tố sau:

• Photocopy bản trắng đen hay photocopy màu: Bạn hãy dựa vào những nhu cầu sử dụng của nhân viên và khách hàng để có thể ra quyết định.
• Công suất photocopy: Điều này phụ thuộc vào hoạt động photocopy tài liệu của doanh nghiệp bạn.
• Dung lượng khay giấy: Bạn có thể chọn những dòng máy photocopy có khay giấy phụ để tăng dung lượng khay giấy.
• Dpi: Còn được gọi là độ phân giải của bản photocopy, đây là yếu tố quyết định chất lượng bản photocopy.
• Chi phí cho mỗi trang photocopy: Ảnh hưởng nhiều nhất cho chi phí quản lý của doanh nghiệp và ngân sách dành cho máy photocopy.

Các yếu tố giúp bạn chọn được doanh nghiệp cho thuê máy photocopy chuyên nghiệp nhất

Sử dụng máy photocopy luôn đi kèm các vấn đề phát sinh như hư hỏng máy, kẹt giấy, lem mực…., các dịch vụ hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề phát sinh này, các dịch vụ thường sẽ khác nhau về cách phản hồi khi có phát sinh. Để có thể chọn được các dịch vụ hỗ trợ uy tính, chuyên nghiệp bạn có thể căn cứ vào các yếu tố sau:

• Thời gian xử lý: Khi máy photocopy gặp sự cố, sau khi các cố gắng xử lý theo kinh nghiệm có được của bạn trở nên vô hiệu, tình trạng tài liệu cần xử lý gấp đang ngày càng nhiều, và giải pháp của bạn ngay bây giờ không thể khác hơn là bạn gọi cho các dịch vụ hỗ trợ máy photocopy. Khi bạn thông báo các sự cố mà máy photocopy đang gặp phải, các kỹ thuật viên thường sẽ đáp ứng theo yêu cầu thời gian của bạn hoặc có mặt sớm hơn thời gian bạn yêu cầu, điều đó sẽ giúp bạn khắc phục các sự cố mà bạn đang gặp phải, tăng năng suất làm việc của doanh nghiệp bạn.
• Sự chủ động: Dịch vụ cho thuê máy photocopy chuyên nghiệp sẽ luôn luôn chủ động liên hệ với bạn để có thể bảo trì máy photocopy mà bạn đang sử dụng, điều này sẽ được thỏa thuận trong hợp đồng cho thuê máy photocopy, bạn sẽ được bảo trì máy photocopy định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của mình.

• Hỗ trợ trực tuyến: Truy cập trực tiếp, theo dõi tình trạng máy photocopy từ xa và liên hệ bạn để cải thiện các vấn đế có thể phát sinh trong quá trình sử dụng máy, sẵn sàng trao đổi hỗ trợ trực tiếp với bạn qua điện thoại, mail hoặc chat…
• Kỹ thuật viên chu đáo: Các kỹ thuật viên luôn chuẩn bị đầy đủ các phụ kiện, công cụ để bạn có xử lý các phát sinh của máy ngay lập tức, sự thiếu chuyên nghiệp sẽ ảnh hưởng lớn đến thời gian xử lý phát sinh của máy photocopy.

Lựa chọn 1 chiếc máy photocopy cho doanh nghiệp thường không phải là một công việc dễ dàng, nhất là trong thời buổi hiện nay, các dịch vụ cho thuê máy photocopy Ricoh luôn tạo sự khác biệt, từ kiến thức đến phong cách phục vụ chuyên nghiệp, sẽ giúp doanh nghiệp không còn nỗi lo lắn khi máy photocopy bị sự cố.