Những tính năng cần nâng cấp cho máy photocopy cũ

Doanh nghiệp của bạn có lẽ đang sử dụng một chiếc máy photocopy trong nhiều năm, theo sự phát triển của công nghệ hiện nay, các dòng máy photocopy luôn luôn được cập nhật những công nghệ mới nhất, nếu như chiếc máy photocopy của bạn đang sử dụng vào những năm về trước có lẽ là một chiếc máy photocopy hiện đại nhất, với tính năng photocopy 2 mặt tự động chẳng hạn, thì những dòng máy photocopy hiện đại còn thêm các tính năng như đảo bản gốc tự động, cấp quyền cho người dùng cá nhân, chuyển đổi tài liệu thành file mềm, lưu trữ và gửi email trên máy photocopy…

Thay vì bạn và các nhân viên của bạn phải luôn đấu tranh cho mỗi lần sử dụng chiếc máy photocopy cũ, luôn báo lỗi, kẹt giấy, tốc độc in, photo chậm… thì đã đến lúc bạn nên nâng cấp các tính năng của máy photocopy của mình.

Nếu bạn đã sẳn sàng để nâng cấp máy photocopy của mình, với vô vàn tính năng mới, mà bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy tìm hiểu những yếu tố sau đây

Số lượng bản in, photocopy của doanh nghiệp bạn trong 1 tháng.

Bạn có từng nghĩ rằng, máy photocopy dùng cho doanh nghiệp có thể in và photocopy không giới hạn không? Điều này là không đúng, không phải các máy photocopy đều có thể in, photocopy số lượng bao nhiêu cũng được, máy được giới hạn số lượng bản in cho mỗi tháng, khi sử dụng in, photocopy vượt quá số trang tối đa sẽ ảnh hướng rất nhiều đến tuổi thọ của máy photocopy. Để sử dụng tốt nhất bạn nên kiễm tra kỹ máy photocopy của bạn sắp sử dụng có thể in, photo tối đa bao nhiêu trang trong 1 tháng , điều này sẽ được thể hiện rõ khi bạn xem thông số kỹ thuật của máy hoặc bạn có thể hỏi nhà cung cấp dịch vụ mua bán, cho thuê máy photocopy. 

Hãy thử so sánh số lượng bản in, photocopy của máy bạn đang sử dụng và máy bạn chuẩn bị mua hoặc thuê, cộng thêm 15% sẽ cho bạn sự an tâm hơn khi sử dụng sau này, năng suất hoạt động của máy photocopy cũng ảnh hưởng đến thời gian thay hộp mực, trống mực.

Tốc độ in, photo của máy photocopy như thế nào là phù hợp.

Tất nhiên là bạn không bao giờ muốn sử dụng bất cứ một chiếc máy nào hoạt động một cách chậm chạp, máy photocopy cũng vậy bạn cũng mong muốn một chiếc máy với tốc độ in, photo nhanh chóng, cho nên tốc độ hoạt động của máy sẽ là sự quyết định. Tốc độ in của máy photocopy được đo bằng số trang in, photo trong 1 phút và được gọi là ppm và thường được chia làm 6 tốc độ khác nhau từ thấp đến cao như sau

• 15 trang/phút: Thích hợp cho các cá nhân, các doanh nghiệp quy mô nhỏ tầm 10 nhân viên trở xuống.
• 20 trang/phút: Thích hợp cho cá nhân hoặc các tổ chức doanh nghiệp nhỏ tầm từ 30 nhân viên trở xuống.
• 30 trang / phút đến 50 trang/phút: Phù hợp cho các doanh nghiệp có tổ chức vừa có số lượng nhân viên từ 50 đến 100 nhân viên.
• 50 trang/ phút đến 70 trang/phút: Phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và lớn có tổ chức nhân viên từ 200 nhân viên trở xuống.
• 70 trang/phút đến 90 trang/phút: Phù hợp cho các doanh nghiệp tổ chức lớn và các dịch vụ photocopy, studio…
• 90 trang/phút đến 100 trang/phút: Phù hợp cho các doanh nghiệp tổ chức lớn hoặc các dịch vụ photocopy thương mại  sử dụng liên tục.

Do đó bạn có thể chọn máy photocopy dựa vào tốc độ in, photo, mà doanh nghiệp sẽ sử dụng tốt nhất.

Các tính năng nâng cao của máy photocopy

Hãy thử tìm hiểu xem trong doanh nghiệp bạn có nhiều nhân viên cần sử dụng máy photocopy hay không, từ đó bạn có thể xem xét chọn các dòng máy co chức năng như:

• Kết nối có dây usb, hdmi. Lan…, kết nối không dây như wifi, ứng dụng, bluetooth, NFC….
• In, photo 2 mặt, nạp bản gốc tự động.
• In, photo trắng đen hoặc màu.
• Độ phân giải 600 x 600 dpi hay 1200 x 1200 dpi
• Chức năng Scan, tạo thành file mềm như PDF, gửi email trực tiếp trên máy
• Cấp quyền hoặc giới hạn người dùng, lưu trữ hoặc xóa bản gốc và không thể phục hồi.

Máy photocopy thường có nhiều tính năng nổi bật, để có thể chọn đúng thì bạn cần phải am hiểu về các thuật ngữ của máy, những ý kiến của các chuyên gia tại Photocopy Ricoh sẽ giúp bạn lựa chọn đúng cho doanh nghiệp, bạn có thể gọi đến Hotline 0908.158.368 – 028.38993573 bất cứ lúc nào 24/7.