Lý do doanh nghiệp nên cần máy Photocopy

Cuộc sống hiện đại ngày nay, có thể bạn nghĩ rằng một chiếc máy photocopy có thể sẽ không cần thiết, vì tất cả những tài liệu hoặc hợp đồng đều đã chuyển sang file mềm và được lưu trữ trên các máy chủ, hoặc các công nghệ điện toán đám mây. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần một chiếc máy Photocopy, đặc biệt khi doanh nghiệp của bạn đang hướng đến một doanh nghiệp không lưu trữ giấy. 

Trên thực tế điều này sẽ giúp bảo vệ môi trường bằng cách tiêu thụ ít giấy in hơn và là một trong những cách hoàn hảo để có thể lưu trữ tài liệu trên môi trường mạng internet. Việc chia sẽ các tài liệu qua mạng không dây cũng dễ dàng hơn bao giờ hết khi sử dụng các dòng máy photocopy Ricoh đa chức năng, bằng cách scan tài liệu và gửi trực tiếp qua email của bạn hoặc khách hàng hoặc lưu trữ về các thiết bị cầm tay cá nhân như điện thoại, laptop, hoặc máy tính để bàn.

Tuy nhiên, trong thời buổi kỹ thuật số hiện đại như ngày nay, viêc không sử dụng giấy in trong công ty có thể sẽ không hoàn hảo như bạn nghĩ, trong các cuộc trao đổi, giao dịch, mua bán, thì bản cứng vẫn hoàn toàn cần thiết và góp phần thành công trong kinh doanh của bạn.

Để có thể toàn diện về mọi mặt bạn cần kết hợp giữa tài liệu cả bản cứng (giấy in) và bản mềm (file) trong kế hoạch kinh doanh của mình.

Sau đây là các lý do để có thể thuyết phục bạn tại sao phải cần máy photocpy cho văn phòng.

Khách hàng của bạn cần các bản in, bản photocopy

Doanh nghiệp của bạn có thể đang hướng đến việc không dùng giấy tờ cho công việc, nhưng không có nghĩa là tất cả các doanh nghiệp đều không cần giấy tờ. Cấu trúc hoạt động của các doanh nghiệp là khác nhau và việc loại bỏ hoàn toàn giấy tờ in ấn ra khỏi các giao dịch có thể sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp của bạn. Đây là lý do vì sao bạn cần phải có một chiếc máy photocopy trong văn phòng của mình, thật tuyệt vời nếu có thể cho khách hàng bạn lựa chọn giữa việc nhận các hóa đơn, chứng từ bằng bản cứng, in trên giấy có đóng dấu của công ty hay một file mềm với các định dạng gửi qua email.

Các vấn đề về lưu trữ file mềm

Không thể phủ nhận rằng đôi khi các file mềm được lưu trên hệ thống máy chủ gặp sự cố vì những lý do khách quan mà bạn không thể lường trước được, trong trường hợp xấu các tài liệu qua trọng của công ty, các thông tin cá nhân của bạn, bị đánh cắp trên không gian mạng hoặc bị Virus xóa mất và không thể nào phục hồi, khiến bạn gặp khó khăn trong công việc và có thể dẫn đến việc trì trệ cho các dự án hợp đồng.

Bạn không cần thiết phải lưu trữ hết tất cả bản cứng, điều này có thể không cần thiết và sẽ gây lãng phí, bạn nên sử dụng máy Photocopy để in, photo các tài liệu quan trọng của công ty, tài liệu cá nhân, tài liệu kế toán hoặc các kế hoạch dự án kinh doanh.

Mặc dù công nghệ ngày nay khá phát triển, nhưng phương pháp lưu trữ hiệu quả nhất vẫn là phương pháp lưu trữ băng giấy và được cất giữ ở những nơi an toàn. 

Sự an tâm khi nắm giữ trên tay

Đôi khi người khác cảm thấy an tâm hơn khi cầm trên tay các tài liệu, hợp đồng quan trọng hơn là nhìn chầm chầm vào các thiết bị cầm tay. Điều này cũng đúng trong các trường hợp làm việc hoặc trong các buổi thuyết trình, nhân viên của bạn chắc chắn cần một bản tài liệu được in hoặc photo một cách cẩn thận, đầy đủ thông tin để có thể ghi chú hoặc trình bày ý kiến của riêng mình, tăng hiệu quả làm việc đội nhóm, cải thiện hiệu suất làm việc.

Cách để quảng cáo cho doanh nghiệp

Giả sử bạn đang có một chiến dịch Marketing cần quảng cáo, nhưng bạn lại chỉ gửi email cho khách hàng của bạn, điều đó sẽ giúp tiết kiệm khá nhiều chi phí cho doanh nghiệp của bạn, nhưng việc này không mang lại kết quả tốt đồng thời còn làm giới hạn sự thành công doanh nghiệp của bạn. 

Bạn muốn đảm bảo rằng tất cả các dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp mình đến được tay người tiêu dùng, ngoài việc sử dụng gửi các file mềm cho khách hàng, cần phải kết hợp các cách quảng cáo truyền thống như in, photocopy poster, tờ rơi như vậy người tiêu dùng sẽ biết đến bạn nhiều hơn.

Khi doanh nghiệp của bạn cần một chiếc máy Photocopy có thể đáp ứng được nhu cầu sử in, photocopy, Fax  hoặc chuyển đổi thành các File mềm, bạn có thể liên hệ với chung tôi công ty Photocopy Ricoh luôn có sẵn máy Photocopy hiện đại cùng đội ngũ kỹ thuật lành nghề, giàu kinh nghiệm sẽ luôn đồng hành trong thành công của bạn.