Giấy in tốt ảnh hưởng như thế nào đến độ bền của máy photocopy doanh nghiệp

Ngân sách sử dụng cho máy photocopy của doanh nghiệp bạn đang vượt quá giới hạn, và bạn đang tìm cách để có thể giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp khi sử dụng máy photocopy, sau những gì bạn quan sát được thì bạn quyết định giảm bớt chất lượng và số lượng giấy photocopy, nhưng đó không phải là sự lựa chọn đúng, chất lượng giấy kém chất lượng sẽ làm cho máy photocopy của bạn dễ hỏng hơn và bạn còn phải chi trả cho việc sửa chữa máy tốn nhiều chi phí hơn.

Xác định loại giấy phù hợp cho máy photocopy

Bạn có từng nghĩ rằng máy chỉ cần là giấy photocopy là có thể sử dụng được cho hầu hết bất cứ dòng máy photocopy nào hay không? Câu trả lời là không

Cũng giống như các thiết bị văn phòng khác, mỗi thiết bị đều có yêu cầu sử dụng nguyên liệu riêng, máy photocopy cũng vậy mỗi đời máy sẽ đòi hỏi về chất lượng giấy photocopy khác nhau. 

Sử dụng giấy photocopy không đúng sẽ gây các sự cố cho máy photocopy như máy không hoạt động hoặc hãng sẽ từ chối bảo hành.

Đó cũng là lý do mà các hãng sản xuất máy photocopy điều ghi chú rõ thông số kỹ thuật của giấy photocopy trên máy hoặc trong sách hướng dẫn sử dụng. Hãng sản xuất máy photocopy sẽ ghi rõ từng dòng máy photocopy sử dụng kích thước giấy, trọng lượng giấy là bao nhiêu, tất nhiên là bạn không thể bỏ một phong bì vào máy hoặc một giấy carton vào máy photocopy, điều này dẫn đến máy photocopy sẽ bị ngừng hoạt động và gây hư hỏng nghiêm trọng.

Khi bạn cần sử dụng các loại giấy photocopy mà doanh nghiệp bắt buộc, thì bạn nên tham khảo với các kỹ thuật viên hoặc hãng sản xuất, thông thường bạn sẽ nhận được khuyến nghị nghiêm ngặt về việc sử dụng các thiết bị bổ sung như khay giấy tay để rút ngắn đường đi ra bản photo.

Trên thị trường hiện nay, thường có 2 loại giấy là giấy dùng cho máy photocopy, in phun và giấy dùng cho máy photocopy, in laser. Cả 2 loại giấy này đều khác nhau về độ thấm mực, cho nên việc xác định đúng loại giấy sẽ giúp cho máy photocopy hoạt động bền bỉ hơn.

Cất giữ giấy photocopy đúng cách sẽ giúp tăng thời gian sử dụng máy photocopy

Bạn nên luôn xem giấy photocopy là một vật liệu có giá trị cao, hãy luôn tìm kiếm nơi cất giữ giấy photocopy ở một nơi thoáng mát và khô ráo, tránh cất giữ giấy ở nơi có độ ẩm cao và gần các thiết bị tỏa nhiệt cao, nếu nơi cất giữ giấy photocopy có độ ẩm cao hãy thử di chuyển cất giữ giấy ở nơi khác hoặc lắp thêm các thiết bị hút ẩm. Nhiệt độ hoặc độ ẩm cao có thể sẽ không làm hỏng giấy, nhưng đó cũng chính là nguyên nhân chính dẫn đến độ bền của máy photocopy.

Bảo quản giấy photocopy đúng cách sẽ giúp máy photocopy của bạn được sử dụng lâu dài với thời gian, ít xảy ra các vấn đề phát sinh như kẹt giấy hoặc máy photocopy không hoạt động, một mẹo nhỏ trước khi nạp giấy photo vào khay giấy là bạn nên se tách các tờ giấy photocopy trước khi cho vào khay giấy, làm như vậy có thể giúp hạn chế việc các tờ giấy dính vào nhau tăng độ bền của máy photocopy.

Xử lý kẹt giấy khi sử dụng máy photocopy

Sự cố thường gặp khi sử dụng máy photocopy là kẹt giấy và bạn có thể dễ dàng tự xử lý sự cố này bằng cách loại bỏ tờ giấy bị kẹt, nhưng nếu tình trạng kẹt giấy xảy ra liên tục, có lẽ những mảnh vụn giấy bị mắc kẹt đâu đó trong máy photocopy, bạn nên liên hệ với dịch vụ cho thuê máy photocopy của bạn để tìm cách khắc phục. 

Các cách thao tác sau sẽ giúp bạn tự khắc phục được vấn đề kẹt giấy

• Bấm nút Stop trên máy để ngừng lệnh photocopy.
• Tắt nguồn máy, để đảm bảo an toàn bạn nên rút dây nguồn.
• Lấy hết tất cả giấy trong khay giấy ra, theo dõi và kiễm tra đường đi của giấy, loại bỏ hết tất cả mạnh vụn giấy đang vướn lại.
• Theo dõi lại trên màn hình máy photocopy, một số dòng máy có chức năng chẩn đoán lỗi chính xác, để bạn có thể kiễm tra được giấy còn đang kẹt ở vị trí nào torng máy.
• Nạp giấy và kiễm tra lần nữa để đảm bảo mọi thứ vẫn ổn trước khi tiếp tục sử dụng máy photocopy.

Tại công ty Photocopy Ricoh chúng tôi luôn luôn cung cấp cho khách hàng các giải pháp tốt nhất trong quá trình dùng máy photocopy, bao gồm mực, giấy photocopy phù hợp cho từng dòng máy photocopy mà doanh nghiệp đang cần sử dụng. Chúng tôi luôn đảm bảo rằng khách hàng luôn được thường xuyên nhận được các thông tin công nghệ mới nhất, cùng những khuyến nghị để sử dụng máy photocopy được bền lâu.