Giảm lượng giấy in tối đa chỉ với vài mẹo photo, in đơn giản

Tiêu chí sử dụng tiết kiệm luôn được các văn phòng đề cao, tuy nhiên cách chúng ta làm việc mỗi ngày đều chưa thể hiện được. Từ cách sử dụng hệ thống đèn, máy lạnh, cho đến thiết bị vi tính, in ấn… đều thể hiện sự lãng phí rất lớn. Sử dụng không tiết kiệm không chỉ gây thất thoát lớn về tiền bạc cho công ty mà còn gây tổn hại nhiều hơn đến môi trường nữa. Với lượng tài nguyên rừng ngày càng cạn kiệt, cần thu hoạch có quy hoạch, Ricoh khuyến cáo nên có biện pháp sử dụng giấy trong văn phòng bạn hợp lý. Dưới đây là một số mẹo đơn giản nhưng rất hiệu quả, giúp giảm tối đa sử dụng trong văn phòng của bạn.

Một số biện pháp tiết kiệm giấy hiệu quả có thể kể đến:

• Sử dụng giấy đã dùng 1 mặt để in tiếp mặt còn lại.
• Bảo quản giấy chưa dùng cẩn thận, nên gói kín. Tránh để giấy ẩm không dùng được và gây kẹt giấy, hỏng máy.
• Quản lý số lượng in hàng tháng của các phòng ban, nhân viên.
• Hạn chế in những nội dung không cần thiết, in những tài liệu không dùng đến.
• Mua máy có tín năng in và photo 2 mặt tự động, chọn chế độ này là mặc định.

Tái sử dụng giấy cũ

Đối với nhiều người làm việc trong văn phòng, không khó để bắt gặp hình ảnh những người đồng ngiệp sử dụng in lại một mặt những tờ giấy dùng. Ai cũng nghĩ đây là một hành động có ích nhưng rất ít những người trong số đông văn phòng làm theo. Sử dụng giấy trắng 2 mặt lúc nào cũng tiện hơn là lưu trữ giấy cũ và tái sử dụng lại, nhưng đây là thói quen không tốt chút nào, cho lợi ích chung. 

Lượng giấy tiêu thụ trong văn phòng và cả nước mỗi ngày là rất lớn, nếu chúng ta không thay đổi hành vi, và thói quen tiết kiệm thì sẽ đang góp phần trong vấn nạn lạm dụng tài nguyên. Các tài liệu không quá quan trọng như in nháp, thông báo, lưu trữ cá nhân… đều có thể sử dụng lại đã 1 mặt trước đó.

Không vứt giấy in 1 mặt mà tái sử dụng mục đích khác

Không in những tài liệu không cần thiết

Bên cạnh việc sử dụng giấy cũ, thì hạn chế in những tài liệu không cần thiết cũng là đều nên làm. Có bao giờ bạn hay đồng nghiệp in những sấp tài liệu thật dày và nhiều bản nhưng ít khi xem đến. Hoặc chỉ cần dùng đến 1, 2 trang nhưng in hết tài liệu, không cần chọn lọc.

Hiện nay với sự phát triển của công nghệ số, các tài liệu dễ dàng xem trên mọi thiết bị từ máy tính đến di động, do đó chúng ta nên chọn lọc các tài liệu để in. Chỉ in những nội dung thật sự cần thiết và chọn số bản hợp lý nhất. Ngoài ra, cũng có thể chọn cỡ chữ nhỏ hơn, canh lề ít hơn! Đôi lúc, sự tiết kiệm khiến bạn có hứng thú làm việc hơn trong một ngày bận rộn. Cảm giác đang góp phần có ích cho.

in ấn có chọn lọc, không in những tài liệu không thật sự cần đến

Sử dụng máy có tính năng in 2 mặt

Thay thế các thiết bị in giá quá rẻ – nghèo chức năng, không chỉ làm giảm hiệu suất công việc của bạn, mà còn có thể khiến bạn phải trả nhiều tiền cho mực, giấy. Tính năng in 2 mặt và photo 2 mặt tự động được xem là gần như bất buộc đối với các dòng máy in, máy photocopy hiện đại.

Với các dòng máy thông thường, chúng ta đều có thể thực hiện bằng cách thủ công. Nhưng cách in hay photo 2 mặt thủ công thì lại mất thời gian hoặc nhiều người không chú ý sử dụng. Nếu bạn là người quản trị thiết bị trong văn phòng mình, nên chọn chức năng này là mặc định khi in ấn. Chỉ khi in những tài liệu cần thiết, thể hiện sự trang trọng mới chuyển đổi sang in một mặt.

In 2 mặt tiết kiệm giấy đến 50%

Quản lý sử dụng thiết bị trong văn phòng

Hiện nay, bên cạnh việc ra các thông báo, hướng dẫn sử dụng giấy, vật tư hợp lý, nhiều văn phòng đồng thời cũng áp dụng các biện pháp quản lý in ấn. Các dòng máy photo hiện đại cho phép người quản lý quản trị được công việc in ấn của các thành viên. Theo dõi hoặc ấn định số lượng từng thành viên, phòng ban mỗi tháng. Việc sử dụng giấy có quản lý giúp bạn kiểm soát tốt hơn chi phí cho vật tư in ấn hàng tháng.

Quản lý in ấn để đạt mục tiêu tiết kiệm giấy tốt hơn

Mỗi tháng các văn phòng thường chi trả không ít cho phí in ấn như vật tư, sửa chữa, mực in… Sử dụng giấy tiết kiệm không chỉ giúp các văn phòng giảm chi phí hàng tháng, mà còn tác động tích cực đến ý thức bảo vệ môi trường chung. Hy vọng với một số mẹo của chúng tôi hữu ích dành cho bạn.