Cho máy nghỉ ngơi để tăng độ bền của máy photocopy

Trong hoạt động của doanh nghiệp, không thể không kể đến công việc chuẩn bị tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ, hợp đồng, báo giá cho khách hàng. Để có thể thực hiện được các công việc này, bạn cần một chiếc máy photocopy với những tính năng phù hợp cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ có nhu cầu in, photocopy tài liệu trắng đen thì chỉ cần sử dụng loại máy photocopy đơn năng, nhưng nếu nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp đa dạng hơn, như photocopy, in, fax, scan, trắng đen hoặc màu thì nên chọn máy photocopy đa năng.

Cho dù là bạn chọn lựa dòng máy photocopy đơn năng hay đa năng, thì 1 chiếc máy photocopy thường có tuổi thọ sử dụng từ 5 năm cho đến 10 năm, vốn dĩ chiếc máy photocopy có giá bán không hề thấp, do đó máy photocopy cũng được hoàn thiện sao cho máy có tuổi thọ sử dụng cao nhất.

Nhưng nếu bạn không sử dụng đúng cách, không bảo trì máy photocopy thường xuyên, cũng gây ảnh hưởng không nhỏ đến tuổi thọ và hoạt động của máy photocopy.

Bảo trì máy photocopy thường xuyên không chỉ giúp tăng tuổi thọ sử dụng của máy, mà còn giúp bạn tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian làm việc của doanh nghiệp bạn.

Khi bảo trì máy photocopy không phải bạn luôn luôn cần kỹ thuật viên đến để xử lý, mà chính bạn cũng sẽ có thể làm được những việc đơn giản này, giúp giữ cho máy luôn hoạt động tốt với những bước sau.

Máy photocopy cũng cần nghi ngơi và làm sạch

Tuy là máy móc, nhưng máy photocopy cũng giống như con người, máy photocopy cũng cần có những thời gian có thể thư giãn, nghỉ ngơi sau một thời gian làm việc.

• Sử dụng chế độ ngủ hoặc chờ: Nếu bạn đang ngưng sử dụng máy photocopy trong khoảng từ 10 phút đến 15 phút, thì nên điều chỉnh máy ở chế độ ngủ hoặc chế độ chờ.
• Tắt nguồn máy photocopy: Nếu doanh nghiệp của bạn thường chỉ làm việc trong giờ hành chính và nghĩ vào ngày thứ 7, chủ nhật, bạn nên tắt nguồn máy photocopy, do không sử dụng trong 1 thời gian dài, đây cũng là thời gian quý giá giúp máy photocopy tăng thêm tuổi thọ sử dụng.
• Sử dụng thêm máy phụ: Doanh nghiệp của bạn sử dụng máy photocopy thường xuyên và liên tục, như 24h mỗi ngày và dường như không có khoản thời gian nghỉ ngơi trong suốt tuần, điều này sẽ ảnh hưởng không tốt đến máy photocopy của bạn, do đó việc chuẩn bị thêm 1 máy photocopy khác, để sử dụng sẽ giúp cho máy photocopy có thời gian phục hồi và hoạt động tốt hơn.
• Làm nóng máy photocopy: Sau 1 thời gian máy photocopy ở trạng thái nghỉ ngơi, trước khi bạn sử dụng tiếp tục máy photocopy, bạn cần đợi một thời gian ngắn để máy photocopy có thể làm nóng, việc này được thiết lập sẵn trong máy photocopy, tuy theo từng đời máy mà thời gian làm nóng nhanh, chậm khác nhau, điều này sẽ giúp cho các bản sao của bạn chất lượng hơn.
• Làm sạch kính máy photocopy: Kính của máy photocopy là bộ phận thường xuyên dễ bị bẩn nhất, do nó tiếp xúc trực tiếp với các bản gốc, chỉ cần trên mặt kính xuất hiện các vệt mực, bị trầy xước, bị bám bụi, thì tất cả các bản sao của bạn thường không đạt chất lượng, do đó việc làm sạch kính máy photocopy sẽ không làm mất nhiều thời gian và gây khó khăn cho bạn, chỉ cần chuẩn bị 1 tấm vải sợi nhỏ, cùng 1 ít nước lau kính chuyên dụng là bạn có thể dễ dàng vệ sinh mặt kính máy photocopy. Bạn cũng có thể ghi chú, dán trên máy để những người sử dụng sau đó có thể nhớ lau kính sau mỗi lần sử dụng.
• Vệ sinh bánh lăn: Các vệt mực dài xảy ra trên bản sao của bạn, nguyên nhân có thể do kính máy photocopy bị bẩn, phần còn lại có thể do con lăn của máy photocopy cần được vệ sinh sạch sẽ, việc này có thể cần đến các chuyên gia, do những bộ phận này nằm sâu trong máy photocopy.

Nguyên liệu sử dụng máy photocopy chất lượng

Nói đến nguyên liệu để sản xuất các bản sao chất lượng, phải kể đến giấy máy photocopy và mực máy photocopy

• Sử dụng giấy photocopy đúng: Nghe có vẻ đơn giản, nhưng khi bạn cho vào máy photocopy loại giấy kém chất lượng, quá dày, quá mỏng, quá nhỏ hay quá lớn, so với thông số kỹ thuật mà máy photocopy yêu cầu, các sự cố có thể xảy ra, đầu tiên bạn sẽ gặp vấn đề kẹt giấy, về lâu dài các bộ phận tiếp xúc trong máy photocopy sẽ bị hư hỏng và không thể phục hồi. Bạn không cần mua giấy photocopy quá đắt tiền, hoặc máy photocopy quá rẻ tiền, điều này sẽ không cần thiết, chỉ cần bạn chuẩn bị giấy đúng thông số mà hãng yêu cầu về giấy, để đảm bảo cho máy photocopy hoạt động tốt nhất.
• Mực máy photocopy đúng: Cũng như giấy photocopy mực máy cũng ảnh hưởng khá nhiều đến chất lượng máy photocopy, bạn sẽ không muốn các bản sao của mình lúc đậm, lúc nhạt, cũng không muốn máy photocopy của mình bị sự cố như nghẹt mực, do đó bạn nên chọn đúng loại mực phù hợp với máy, mang dụng cụ bảo hộ đảm bảo an toàn sức khỏe khi thay mực máy.

Bảo trì máy photocopy sẽ giúp cho máy của bạn hoạt động tốt hơn so với những máy photocopy không được bảo trì thường xuyên. Nếu bạn không có thời gian tự bảo trì máy photocopy hãy liên hệ công ty Ricoh để có thể hỗ trợ bạn.