Chăm sóc máy photocopy doanh nghiệp đúng cách để sử dụng lâu dài

Cho dù bạn đang mua hoặc thuê máy photocopy trong văn phòng của mình, thì cũng không thể phủ nhận rằng chiếc máy photocopy góp phần không nhỏ trong sự thành công của doanh nghiệp. 

Chiếc máy photocopy đang cùng bạn xử lý các bản in, photo từ kích thước nhỏ cho đến lớn, một cách nhanh chóng. Cho đến khi một ngày nào đó máy photocopy của bạn không hoạt động nữa, tôi nghĩ bước tiếp theo của bạn sẽ tác động mạnh vào máy photocopy một cách bực dọc, điều đó làm cho máy photocopy không những không hoạt động lại, mà còn gây hư hại nghiệm trong hơn.

Cũng như một nhân viên trong doanh nghiệp của bạn, khi nhân viên có một môi trường làm việc thoải mái, có sức khỏe tốt, làm đúng vị trí công việc yêu thích, thì năng suất làm việc được tăng cao. Máy photocopy cũng vậy nếu bạn sử dụng đúng cách, chăm sóc máy như là một nhân viên trong doanh nghiệp của bạn, thì máy sẽ luôn hoạt động một cách trơn tru, mạnh mẽ và không bao giờ gây gián đoạn công việc của bạn.

Cho dù bạn đang sử dụng máy photocopy hay máy in có kích thước nhỏ hay lớn, thì việc giữ cho máy luôn được sạch sẽ và hoạt động tốt nhất là điều cần thiết giúp cho công việc cho doanh nghiệp bạn được trơn tru. Chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn các bước để chăm sóc cho máy photocopy của bạn luôn như mới.

Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng trước khi dùng máy photocopy

Chúng tôi đồng ý với bạn rằng, việc đọc hướng dẫn trước khi sử dụng máy photocopy là quá mất thời gian, nhưng bạn hãy suy nghĩ thêm về vấn đền này, khi các hãng sản xuất máy photocopy in ra một quyển sách hướng dẫn sử dụng, điều mong muốn là bạn sẽ đọc nó ít nhất là 1 lần, nhằm đảm bảo cho các thiết bị công nghệ như máy photocopy được sử dụng đúng cách, giúp chúng hoạt động mạnh mẽ, lâu dài, giảm chi phí cho bạn khi phải bảo hành, bảo trì hoặc sửa chữa máy sau này. 

Tuy nhiên, một số hãng sử dụng chung một sách hướng dẫn sử dụng cho hầu hết tất cả các dòng máy photocopy, cho nên có thể sẽ không miêu tả rõ các chức năng mà máy photocopy của bạn đang sử dụng, bạn có thể liên hệ với nơi bán hoặc cho thuê máy photocopy các kỹ thuật viên sẽ hướng dẫn bạn hoặc bạn có thể tải các tài liệu hướng dẫn sử dụng trên mạng về.

Đừng để cạn kiệt mực và giấy photocopy

Mực máy photocopy và máy in sẽ bị cạn kiệt ngay cả khi bạn không sử dụng máy photocopy hay máy in thường xuyên, điều đó hoàn toàn đúng, mực của máy photocopy trong 1 thời gian dài bạn không sử dụng, mực bắt đầu bị khô lại, khi bạn sử dụng in hoặc photocopy sẽ cho ra các bản sao kém chất lượng. Để tránh việc này xảy ra bạn nên ghi chú thời gian thay mực cụ thể, sử dụng các dòng máy photocopy có chức năng đặt mực tự động với nhà cung cấp mực máy photocopy.

Cách bảo quản mực cũng rất quan trọng, một số doanh nghiệp mua một số lượng lớn mực máy photocopy dự trữ sẵn trong văn phòng để có thể dùng khi cần thiết. Nhưng nếu không bảo quản đúng cách mực cũng sẽ bị khô lại và không thể sử dụng cho những lần tiếp theo.

Để bảo quản mực đúng cách, bạn nên đặt mực photocopy ở nơi khô ráo, thoáng mát và đặt mực nằm dọc theo hướng thẳng đứng. Ngay cả khi bạn không sử dụng máy photocopy trong thời gian dài, bạn cũng nên tháo hộp mực và đặt nó theo phương thẳng đứng, đặ ở vị trí khô ráo thoáng mát. Điều này sẽ giúp cho mực không bị khô và bạn có thể dễ dàng sử dụng vào những lần tiếp theo.

Làm sạch vệ sinh kính và con lăn của máy photocopy.

Khi các bản photo, bản in của bạn bị nhòe đi, có các đốm trắng đen hoặc những làn mực, thì bạn nên xem xét trong 2 yếu tố.

Thứ nhất là kính của máy photocopy bị bẩn, bám nhìu bụi, bị trầy xướt, có dấu vân tay bám trên kính, nếu gặp trường hợp này bạn có thể dễ dàng vệ sinh bằng vải sợi nhỏ với một chút dung dịch chuyên vệ sinh kính. Nhưng lưu ý cũng nên làm sạch các khe kính, nơi dễ bám bụi và khó vệ sinh, hãy sử dụng máy hút chân không chuyên dụng để có thể làm sạch những nơi khó lau bằng vải này.

Thư hai đó là con lăn của máy photocopy, vị trí này cũng dễ dàng bám bụi khó lau chùi và vệ sinh, nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, hãy liên hệ với các dịch vụ cho thuê máy photocopy của bạn để được bảo trì làm sạch định kỳ.

Có thể nói máy photocopy sẽ hoạt động hiệu quả, lâu dài, nếu như bạn sử dụng nó đúng cách. Một số gợi ý chúng tôi đã cung cấp, sẽ giúp bạn sử dụng máy photocopy môt cách tốt nhất. Liên hệ với công ty cho thuê máy photocopy để có thể nhận được tư vấn về bảo hành, bảo trì máy tốt nhất.