Cách tiết kiệm trên từng trang copy khi sử dụng máy photocopy văn phòng

Nếu bạn đã từng trải qua sự bực tức trong khi đang cần photocopy hoặc in tài liệu thì chiếc máy photocopy của bạn lại bị hỏng, ngay khi bạn đang cần tài liệu gấp.

Mỗi tháng bạn phải chi trả chi phí cho việc bảo trì máy photocopy, dẫn đến việc bạn đã ngưng bảo trì máy photocopy của mình.

Máy photocopy luôn là một thiết bị công nghệ quan trọng cho công việc văn phòng của bạn, khi không được bảo trì thường xuyên có thể dẫn đến các vấn đề nghiệm trọng, gặp lỗi khi đang cần sử dụng máy hoặc tạo ra các bản photocopy, bản in không đạt tiêu chuẩn như kẹt giấy, các bản photocopy, bản in bị đốm đen, đốm trắng, những vệt mực dài trên bản photocopy, bản in….và việc sửa chữa đôi khi sẽ tốn kém nhiều chi phí hơn!

Việc tính toán những chi phí cho mỗi trang in đôi khi là điều không tưởng, nhưng nếu việc kiễm soát và tính toán chi phí được diễn ra sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm đến 3% thiệt hại về doanh thu cho việc sử dụng máy photocopy.

Các bước để tính chi phí cho mỗi trang photocopy.

Để có thể tính toán được chi phí cho mỗi trang in, điều tất nhiên là bạn không thể kiễm soát 1 cách thủ công được, cách đơn giản nhất là  bạn có thể liên hệ nơi cung cấp dịch vụ máy photocopy để cài đặt phần mềm trên máy để có thể kiễm soát được số lượng trang photocopy mỗi ngày.

Bạn có thể tính toán chi phí in cho mỗi trang photocopy theo cách sau

1. Xác định khung máy và đời máy
2. Xác định mỗi hộp mực có thể photocopy bao nhiêu trang giấy.
3. Xác định chi phí cho mỗi hộp mực photocopy.
4. Công thức tính chi phí cho mỗi trang photocopy trắng đen: bạn lấy chi phí mực / số lượng trang photocopy trắng đen
5. Công thức tính chi phí cho mỗi trang photocopy màu: bạn lấy ((chi phí mực / số lượng trang photocopy màu) * số lượng hộp mực màu) + chi phí cho mỗi bản in trắng đen.

Chi phí photocopy bị tác động bởi các yếu tố

Hoạt động doanh nghiệp luôn đi kèm với các chi phí dành cho máy photocopy, thường các doanh nghiệp bỏ qua và xem chi phí này là điều hiển nhiên, tuy nhiên về lâu dài chi phí này sẽ trở thành gánh nặng của doanh nghiệp và có 2 yếu tố ảnh hưởng đến điều này

1. Chi phí đầu tư ban đầu: Chi phí mua hoặc thuê máy photocopy là một chi phí cố định và bắt buộc khi sử dụng máy photocopy, bổ sung thêm các yếu tố khác như điện, giấy in, mực in.
2. Chi phí bảo trì máy photocopy: Chi phí này là một phần không thề thiếu trong quá trình sử dụng máy photocopy, khi máy không được bảo hành thường xuyên có thể dẫn đến những hư hỏng trầm trọng hơn, mà việc bạn thay thế hoặc sửa chữa máy có thế sẽ tốn rất nhiều chi phí.

Cách tiết kiệm chi phí sử dụng máy photocopy

Đã đến lúc cần tiết kiệm chi phí, ngân sách cho việc sử dụng máy photocopy theo các cách sau:

1. Lên lịch bảo trì định kỳ: Các máy photocopy khi gặp sự cố sẽ gây ảnh hướng rất nhiều đến chi phí của doanh nghiệp, cụ thể là khi gặp lỗi máy sẽ cho ra các bản photocopy đậm, nhạt bất thường, hư hỏng tài liệu bằng những vệt mực sọc, những đống trắng đen, bạn có thể phải in đi in lại nhiều lần những trang photocopy bị hỏng điều đó sẽ gây thiệt hại không nhỏ cho doanh nghiệp.0
2. Chỉ in, photocopy những tài liệu quan trọng: Việc giới hạn các nội dung được phép in, photocopy trong văn phòng sẽ góp phần tăng tính tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng chức năng scan để lưu hoặc gửi các tài liệu ít quan trọng, hoặc không cần thiết phải in.photo ra giấy.
3. Loại bỏ các dòng máy có chức năng đơn lẻ: Khi sử dụng máy photocopy đa chức năng thay thế cho các dòng máy in, fax, scan như vậy là bạn đã tiết kiệm được khá nhiêu chi phí bảo trì, mực in…còn tiết kiệm diện tích cho doanh phòng bạn.
4. Liên hệ dịch vụ cho thuê máy photocopy Ricoh:  Dịch vụ cho thuê máy photcocopy Ricoh sẽ giúp cho bạn sử dụng máy một cách tiết kiệm, hiệu quả cho tất cả các khía cạnh, giúp bạn an tâm phát triển doanh nghiệp.

Chi phí dành cho nghiệp vụ in, photocopy trong doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính hằng năm của bạn, trong tương lai các dòng máy photocopy cũng luôn được nâng cấp, cho nên để tiết kiệm và cũng như giữ chiếc máy photocopy của bạn luôn hoạt động tốt hãy liên hệ với dịch vụ cho thuê máy photocopy Ricoh qua số hotline Hotline: 0908.158.368 – 028.38993573