Cách scan 2 mặt siêu tốc trên máy photocopy Ricoh

Việc scan tài liệu là một trong những công việc cơ bản của các doanh nghiệp và tổ chức. Tuy nhiên, khi phải scan nhiều tài liệu, điều này có thể mất nhiều thời gian. Để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc, máy photocopy Ricoh đã được thiết kế để có khả năng scan 2 mặt siêu tốc. Dưới đây là các bước chi tiết để scan 2 mặt siêu tốc trên máy photocopy Ricoh:

Bước 1: Kiểm tra tài liệu cần scan

Trước khi bắt đầu scan tài liệu, bạn cần kiểm tra xem tài liệu đó có thể scan 2 mặt hay không. Điều này rất quan trọng, vì nếu tài liệu không phù hợp để scan 2 mặt, bạn sẽ phải thực hiện lại quá trình scan từ đầu, tốn nhiều thời gian và công sức.

Bước 2: Chọn chế độ scan 2 mặt

Để scan 2 mặt siêu tốc trên máy photocopy Ricoh, bạn cần chọn chế độ scan 2 mặt. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chọn tùy chọn “Scan 2 mặt” hoặc “Duplex” trên màn hình hoặc bàn điều khiển của máy.

Bước 3: Đặt tài liệu vào khay nạp bản gốc (ADF)

Sau khi chọn chế độ scan 2 mặt, bạn cần đặt tài liệu vào khay nạp bản gốc (ADF) trên máy. Đảm bảo tài liệu được xếp đúng thứ tự và hướng trên ADF để tránh bị lỗi khi scan.

Bước 4: Bắt đầu quá trình scan

Sau khi đặt tài liệu vào khay nạp bản gốc, bạn có thể bắt đầu quá trình scan bằng cách chọn tùy chọn “Scan Start” hoặc “Bắt đầu quét”. Máy sẽ tự động quét mặt trên của tài liệu trước, sau đó tự động đảo mặt tài liệu và quét mặt dưới.

Bước 5: Kiểm tra và lưu trữ tài liệu

Sau khi quá trình scan hoàn tất, bạn cần kiểm tra kết quả scan để đảm bảo rằng tài liệu đã được scan đầy đủ và chính xác. Nếu tài liệu đã được scan đúng và chính xác, bạn có thể lưu trữ tài liệu bằng cách chọn tùy chọn “Save” hoặc “Lưu” trên màn hình hoặc bàn điều khiển của máy photocopy Ricoh.

Nếu tài liệu chưa được scan đầy đủ hoặc có lỗi, bạn có thể thực hiện lại quá trình scan bằng cách sử dụng chế độ scan 2 mặt trên máy photocopy Ricoh.

Sau khi đã lưu trữ tài liệu, bạn có thể tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo hoặc xử lý tài liệu theo nhu cầu của mình. Bạn có thể in tài liệu, lưu trữ tài liệu trên máy tính, hoặc chia sẻ tài liệu cho người khác qua email, FTP hoặc SMB tùy thuộc vào tùy chọn trên máy.

Bước 6: Xử lý tài liệu sau khi scan

Sau khi đã hoàn tất quá trình scan và lưu trữ tài liệu, bạn có thể tiến hành xử lý tài liệu để giúp nó trở nên tiện lợi và dễ sử dụng hơn. Một số tùy chọn xử lý tài liệu trên máy photocopy Ricoh bao gồm:

• Chuyển đổi định dạng tài liệu: Bạn có thể chuyển đổi định dạng tài liệu thành các định dạng khác nhau như PDF, JPEG, TIFF hoặc XPS. Điều này giúp cho tài liệu có thể được sử dụng trên nhiều thiết bị và phần mềm khác nhau.
• Nén tài liệu: Bạn có thể nén tài liệu để giảm kích thước file, giúp cho việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn.
• Sửa đổi tài liệu: Bạn có thể sửa đổi tài liệu bằng cách thêm, xoá hoặc chỉnh sửa các phần của tài liệu. Một số tùy chọn sửa đổi tài liệu bao gồm xoá trang, xoá chữ, xoá ảnh, thêm chữ hoặc chữ ký, chèn ảnh, thay đổi font chữ và kích thước của chữ.
• Tạo tài liệu đa trang: Bạn có thể sử dụng chế độ scan 2 mặt trên máy photocopy Ricoh để tạo tài liệu đa trang. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho việc in và lưu trữ tài liệu.
• Tự động nhận diện văn bản: Một số máy photocopy Ricoh có tính năng OCR (Optical Character Recognition) giúp nhận diện văn bản trong tài liệu scan và chuyển đổi thành văn bản có thể tìm kiếm được.
• Chia sẻ tài liệu: Bạn có thể chia sẻ tài liệu cho người khác qua email, FTP hoặc SMB. Bạn cũng có thể lưu trữ tài liệu trên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc Google Drive.

Trên đây là những hướng dẫn cơ bản để bạn có thể scan 2 mặt siêu tốc trên máy photocopy Ricoh. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình sử dụng máy photocopy Ricoh hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật, bạn có thể liên hệ với đại diện kỹ thuật của công ty TNHH Ricoh HCM để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Công ty TNHH Ricoh HCM là một trong những đại lý phân phối máy photocopy Ricoh hàng đầu tại Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp về quản lý tài liệu và văn phòng phẩm, chúng tôi cam kết cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các sản phẩm và dịch vụ của công ty TNHH Ricoh HCM, hoặc cần hỗ trợ về máy photocopy Ricoh, hãy truy cập trang web của chúng tôi hoặc liên hệ với đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết. Chúng tôi sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của bạn và mang đến sự hài lòng tuyệt đối.