Các vị trí không nên đặt máy photocopy trong văn phòng

Máy photocopy là một thiết bị không thể thiếu trong các văn phòng hiện đại. Một sản phẩm phù hợp luôn giúp công việc văn phòng được xử lý mau chóng nhất. Tuy nhiên, việc bố trí máy photocopy ở vị trí phù hợp cũng hết sức quan trọng. Lắp đặt đúng nơi giúp phát huy tối đa năng suất và tăng cường tuổi thọ của máy. Cùng Ricoh điểm qua những vị trí mà tốt nhất không nên đặt máy photo nhé. Nếu không chắc chắn công việc in ấn của bạn sẽ không được thuận lợi.

Đặt quá gần bàn làm việc

Nhiều người thường có thói quen đặt máy photo gần bàn làm việc với mong muốn là thực hiện việc in ấn nhanh chóng, đỡ mất thời gian di chuyển. Tuy nhiên lợi ích không quá nhiều nhưng tác hại là rất rõ ràng. Máy photocopy bên cạnh việc thường tạo ra tiếng ồn còn sinh ra nhiều nhiệt, bụi bậm khi sử dụng. Việc đặt máy cạnh bàn không chỉ khiến mất tập trung, ô nhiễm tiếng ồn mà còn có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe. Lời khuyên là luôn giữ khoảng cách tối thiểu đến bàn làm việc của các nhân viên trong văn phòng. Kể cả các loại máy nhỏ gọn, để bàn cũng không phải là trường hợp ngoại lệ.

Đặt gần môi trường ẩm, vòi nước chảy

Cũng giống như hầu hết các thiết bị điện tử khác, máu photo rất kỵ môi trường ẩm và nước. Không chỉ gây ẩm mốc gây suy giảm độn bền của máy mà còn có thể làm hỏng giấy và mực in. Đối với các văn phòng thường đặt máy ở gần mái hiên, vòi nước (tạo giọt bắn)… thì thường phải tốn kém khá nhiều cho chi phí vệ sinh, sửa chữa.

Đặt máy gần khu vực nóng, có nắng chiếu

Máy photo thường sinh rất nhiều nhiệt khi sử dụng. Do vậy việc giảm tải nhiệt lượng luôn là bí quyết để sử dụng máy lâu bền hơn. Một giải pháp là luôn đặt máy ở môi trường mát mẻ. Tránh đặt máy ở các khu vực nóng như nơi tập trung nhiều thiết bị điện tử khác, nơi gần mái hiên có nắng chiếu trực tiếp, gần cửa sổ…  Nếu bạn đang đặt máy ở các khu vực này thì nên duy chuyển ngay vì chắn chắn thiết bị của bạn sẽ rất dễ phát sinh nhiều lỗi vật.

Không nên đặt máy ở vị trí người lạ dễ tiếp cận

Hiện nay hầu hết máy photo đều có bộ nhớ dung lượng lớn để lưu trữ. Các dữ liệu quan trọng của công ty cũng thường được in, sao chép thông qua máy. Rủi ro bị đánh cấp dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra nếu bạn đặt máy ở nơi mà mọi người khách, đối tác đều dễ dàng tiếp tận như cửa vào, lối đi hoặc các vị trí khuất tầm nhìn khác. Bên cạnh việc đặt máy ở nơi dễ quan sát, việc đặt mật khẩu quản trị cũng là điều rất quan trọng không nên bỏ qua.

Các lời khuyên về vị trí đặt máy photocopy trong văn phòng

Để việc sử dụng máy được hiệu quả, xin giới thiệu đến bạn một số nguyên tắc sau về vị trí của máy photocopy:

• Nên đặt máy photocopy ở vị trí trung tâm, nơi mọi nhân viên văn phòng đều dễ dàng tiếp cận, theo dõi và sử dụng máy.
• Đặt máy ở vị trí bằng phẳng, tránh độ nghiêng cao hoặc lồi lõm để đảm bảo an toàn và giảm tiếng ồn. 
• Đặt máy cách tường một khoảng cách nhất định để tạo môi trường thông thoáng, giúp máy tỏa nhiệt tốt hơn.
• Giữ khoảng cách đến bàn làm việc của các nhân viên. Từ 1m đối với các dòng máy để bàn, 2m đối với các dòng máy vừa và nhỏ, từ 3m trở lên đối với các dòng máy photocopy công nghiệp.
• Đối với các văn phòng sử dụng máy lạnh, môi trường kín gió thì nên sử dụng máy lọc không khí để đảm bảo sức khỏe, tránh được bụi mực.
• Không gần gần khu vực tỏa nhiều nhiệt, hay có ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp. Đặc biệt cũng không nền trùm kín máy photo ngay sau khi vửa sử dụng.

Trên đây Ricoh vừa giới thiệu đến các vị trí phù hợp cũng như không nên đặt máy photocopy trong văn phòng. Lựa chọn đúng vị trí không chỉ mang lại sự thuận lợi khi sử dụng mà còn đảm bảo an toàn và gia tăng tuổi tho cho thiết bị.  Đừng quên đặt câu hỏi cho chúng tôi khi cần hỗ trợ bạn nhé.