Các tính năng đặc biệt chỉ có trên các dòng máy photo cao cấp

Máy photocopy không chỉ dùng để sao chép tài liệu, một chiếc máy photocopy còn có nhiều tính năng độc đáo khác. Câu hỏi đặt ra ở đây là bạn đã tận dụng hết những tính năng của máy photocopy để phục vụ cho công việc văn phòng của mình chưa!

Điều bất ngờ hơn là không phải bất cứ ai sử dụng máy photocopy đều có thể tận dụng hết những tính năng của máy để phục vụ cho công việc văn phòng của mình.

Qua bài viết này photocopy Ricoh sẽ cung cấp cho bạn đã biết hoặc chưa biết tận dụng hết những tính năng của máy photocopy.

Cách sử dụng và chú ý khi sử dụng máy photocopy

Bước đầu tiên luôn là bước quan trọng nhất khi sử dụng bất kỳ chiếc máy photocopy nào, khởi động và sử dụng đúng cách sẽ giúp tăng tuổi thọ của máy, tránh được các sự cố có thể phát sinh gây ảnh hưởng cho công việc của bạn.

1. Khởi động máy và chờ 1 vài phút khi máy có hơi ấm.
2. Kiểm tra chính xác kích thước và chất lượng giấy photocopy trước khi nạp vào khay.
3. Vệ sinh mặt kính nơi nạp bản gốc của máy photocopy để có thể tạo ra những bản sao đẹp nhất.
4. Đóng nắp khay nạp bản gốc một cách nhẹ nhàng tránh làm bể mặt kính máy.
5. Kiểm tra lại các cài đặt như là in trắng đen hay màu, số lượng, khổ giấy của bản sao.
6. Ấn nút Start để tiến hành sao chép.
7. Xóa bản gốc đã sao lưu trên máy, nhằm bảo mật tài liệu, hãy nhớ kiểm tra lại nội dung bản sao tài liệu trước khi rời đi.
8. Hãy khôi phục lại máy photocopy như trước khi bạn sử dụng để những người sử dụng sau sẽ không gặp nhiều rắc rối.

Một lưu ý nhỏ khi sử dụng máy photocopy, khi văn phòng của bạn có nhiều người cùng sử dụng chung 1 máy photocopy, các lệnh photo của bạn thường ở trạng thái chờ, vậy bạn nên chuẩn bị đủ số lượng giấy photocopy để khi đến lượt của mình, thì máy tài liệu của bạn được sao chép đầy đủ, nhưng nếu bạn không cần tài liệu nữa thì nên xóa bỏ lệnh, để tránh trường hợp người khác phải chờ đợi và tránh lãng phí giấy và mực.

Những việc bạn nên và không nên khi sử dụng máy photocopy

Có những điều tưởng chừng như không quan trọng, nhưng nếu bạn làm đúng thì sẽ giúp cho máy photocopy của bạn bền bỉ và giảm bớt chi phí bảo hành, bảo trì máy photocopy

1. Sử dụng đúng loại giấy và mực photocopy: Sử dụng đúng giấy tưởng chừng như đơn giản, nhưng đây là yếu tố quyết định cho máy photocopy được bền lâu. Giấy sẽ có có độ dày, kích thước, trọng lượng khác nhau, không phải bất cứ loại giấy nào cũng có thể cho vào máy photocopy được, bạn hãy xem khuyến cáo sử dụng loại giấy phù hợp cho máy photocopy, thông thường thông tin này sẽ được dán trên máy photocopy hoặc trong sách hướng dẫn sử dụng, trong trường hợp cần sử dụng giấy dày hơn có thể bạn cần thay đổi một số chức năng hoặc mua thêm phụ kiện, bạn hãy liên hệ nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy hoặc nơi bán máy photocopy
2. Hãy đảm bảo kính của máy photocopy được sạch sẽ, chỉ cần một vết xướt nhẹ trên màn hình hoặc vài hạt bụi bám trên mặt kính sẽ làm cho các bản photocopy sẽ bị đốm hoặc bi sọc, bạn có thể dễ dàng làm sạch mặt kính bằng các dung dịch chuyên dụng với 1 miếng vải sợi nhỏ.
3. Đặt máy ở những nơi thoáng mát, không bị che chắn bởi các vật liệu hoặc các loại máy móc khác, giúp máy photocopy tản nhiệt và làm mát tốt. Nên đặt máy ở những vị trí trung tâm giúp thuận tiện cho công việc của doanh nghiệp. Bạn cũng nên lắp đặt CB chống giật hoặc ổn áp để đảm bảo anh toàn cho người dùng và máy photocopy.

Những chức năng cơ bản và nâng cao của máy photocopy

Như bạn đã biết các chức năng cơ bản của photocopy là photocopy, in 2 mặt, thu nhỏ hoặc phóng to tài liệu, tự động sắp xếp các trang, gửi fax…, nhưng bên cạnh đó máy photocopy còn có những tính năng nâng cao giúp cho công việc của bạn tự động hóa một cách dễ dàng như: 

• Lưu trữ tài liệu trên công nghệ điện toán đám mây.
• Photocopy, in tài liệu từ xa.
• Kết nối không dầy qua Bluetooth, NFC, Wifi, ứng dụng dàng riêng cho máy.
• Gửi email trực tiếp trên máy photocopy.
• Lưu và xóa bản gốc, mã hóa các dữ liệu, cấp quyền truy cập cho từng nhân viên, giới hạn số lượng bản photocopy cho từng người dùng cụ thể.
• Kiểm tra và chẩn đoán lỗi từ xa, đặt mực cho máy tự động.

Các dòng máy photocopy luôn đa dạng về kiểu dáng và chức năng, bạn có thể tận dụng tối đa các tính năng này của máy photocopy. Khi bạn mua hoặc thuê máy photocopy tại công ty photocopy Ricoh, chúng tôi luôn tư vấn cho bạn những tính năng và hướng dẫn bạn sử dụng 1 cách chuyên nghiệp. Hãy liên hệ hotline hoặc để lại tin nhắn chúng tôi sẽ gọi ngay cho bạn.