Các tác tại lớn khi sử dụng giấy và mực máy photocopy kém chất lượng

Máy photocopy sẽ là một thiết bị giúp ích rất nhiều cho công việc văn phòng của bạn, tuy nhiên cũng tiêu hao nhiều ngân sách của công ty trong việc sử dụng máy photocopy.

Thông thường ngân sách dùng cho công ty máy photocopy thường được chi vào các hạng mục như chi phí thuê hay mua máy photocopy, chi phí thay hoặc mua phụ kiện máy photocopy, chi phí bảo hành bảo trì máy photocopy, chi phí giấy photocopy, chi phí cho mực máy photocopy.

Các chi phí như mua hay thuê máy photocopy sẽ là một khoản chi phí cố định trong 1 thời gian dài, chi phí bảo hành, bảo trì, thay thế linh kiện phụ kiện có thể sẽ phát sinh đột xuất, nhưng đối với chi phí cho giấy photocopy, giấy in, mực cho máy photocopy luôn là khoản chi phí thường xuyên nhất. Có thể nói, trong các loại chi phí, thì chi phí cho giấy photocopy, giấy in và mực máy photocopy có thể chiếm khoảng 70% – 80% ngân sách sử dụng máy photocopy của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đã tiết kiệm các chi phí cho giấy và mực máy photocopy, bằng cách bơm mực, đổ mực bên ngoài, chứ không mua hộp mực mới, sử dụng các loại giấy photocopy giá rẻ chất lượng thấp, không đạt tiêu chuẩn khuyến nghị từ nhà cung cấp máy photocopy. 

Vậy khi bạn sử dụng mực và giấy không đạt tiêu chuẩn sẽ gây ra những hậu quả gì? Mời bạn tham khảo bài viết này nhé!

Giấy và mực máy photocopy không đạt tiêu chuẩn 

Trước mắt, cách này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được 20% – 30% chi phí sử dụng máy photocopy, nhưng về thời gian lâu dài, chiếc máy photocopy của bạn sẽ xảy ra những lỗi trầm trọng, khi mực máy photocopy và giấy gây hư hỏng các động cơ trực tiếp tiếp xúc với 2 chất liệu này, không dừng lại ở đó, chính bụi giấy và  mực máy photocopy sẽ là tác nhân chính gây ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của những người trực tiếp sử dụng máy photocopy thường xuyên.

Khi bạn mua máy photocopy, thuê máy photocopy, thì các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê hoặc bán máy photocopy đều tư vấn và cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết, khi bạn sử dụng mực và giấy phù hợp cho máy photocopy, cũng như khuyến cáo bạn những tác hại khi bạn sử dụng không đúng mực và giấy cho máy photocopy mình đang dùng.

Mỗi một dòng máy photocopy sẽ yêu cầu các thông số kỹ thuật cụ thể về giấy và mực, thông thường sẽ không có hoặc rất ít các dòng máy photocopy sử dụng chung loại mực và loại giấy dành cho máy photocopy, điều này sẽ được lưu ý rất kỹ trong sách hướng dẫn sử dụng hoặc được dán trực tiếp trên máy photocopy nơi bạn có thể dễ dàng nhìn thấy nhất.

Các hộp mực trong máy photocopy, cũng được in và dán các khuyến cáo, không nên bơm mực vào hộp mực. Mực kém chất lượng sẽ gây các lỗi cho máy photocopy, trước tiên là các tài liệu, bản sao của bạn không đạt chất lượng, như lúc mờ, lúc đậm, hư hỏng trống mực.

Giấy của máy photocopy sẽ luôn là sự lựa chọn, quyết định cho chất lượng bản photo, bản in của bạn, tùy từng loại máy photocopy mà bạn phải chọn loại giấy có độ dày khác nhau, kích thước khác nhau và cả chất liệu của giấy cũng khác nhau. Điều này cũng được nhà cung cấp khuyến cáo khi mua máy photocopy. 

Điều gì sẽ xảy ra khi bạn dùng giấy không đạt chuẩn chất lượng? Chính là sự cố kẹt giấy làm cho máy photocopy không thể hoạt động, ngay cả khi bạn lấy những giấy bị kẹt ra, thì những bụi giấy cũng sẽ gây ảnh hưởng đến máy photocopy, không chỉ như vậy những bụi giấy sẽ gây ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của người dùng máy photocopy

Không đảm bảo an toàn khi thay mực máy photocopy

Suy cho cùng mực máy photocopy cũng là một dạng hóa chất, khi mực máy photocopy bám trực tiếp vào da, vào mắt hay hít phải, sẽ gây ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của người thực hiện thay, bơm mực, đặc biệt là mực không đạt chất lượng.

Do đó, trang bị các thiết bị bảo hộ trong quá trình thay, bơm mực máy photocopy là thật sự cần thiết, bạn cần trang bị bao tay, khẩu trang và kính bảo hộ trong suốt quá trình thay mực máy photocopy, để đảm bảo cho an toàn chính bản thân bạn.

Khi thay mực máy photocopy bạn cũng cần loại bỏ hoàn toàn mực cũ, tránh va chạm mạnh với các bộ phận khác trong máy photocopy khi tháo hộp mực, chỉ cần sơ ý có thể gây gãy các chốt trong máy photocopy. 

Bụi mực cũng sẽ để lại các mối nguy hại cho máy photocopy, cho nên bạn nên vệ sinh thật kỹ trong và sau khi thay mực máy photocopy.

Cho dù bạn đang sử dụng dòng máy photocopy nào, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng mực hoặc giấy cho máy photocopy đúng theo quy chuẩn của nhà cung cấp dịch vụ yêu cầu, không nên vì những lợi ích tiết kiệm 1 ít chi phí mà gây hư hỏng máy photocopy của bạn hoặc đánh đổi bằng chính sức khỏe của bạn.