Sử dụng máy photocopy cũng như các thiết bị văn phòng cần thiết cho mọi công ty, chi phí vận hành các thiết bị trong văn phòng là điều đáng lưu tâm. Bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn các mẹo hay để dùng máy photocopy tránh lãng phí nhé.
Máy photocopy phải phù hợp với khối lượng công việc của bạn
Bạn cần chọn dòng máy photocopy chính hãng và chất lượng có tính năng phù hợp với khối lượng công việc mà bộ phận hay công ty bạn đang đảm trách. Trường hợp bạn sử dụng nhiều cho in ấn và sao chép văn bản, bạn cần chọn loại máy photocopy lớn, đa chức năng, khay giấy to, mực in nhiều để không làm chậm tiến độ công việc đang thực hiện. Nếu công ty bạn nhỏ và nhu cầu in ấn hay sao chép ít, bạn có thể cân nhắc mua loại máy nhỏ, để bàn, chức năng vừa đủ xài là được.
Bạn còn có thể tiết kiệm đến hơn 30% điện năng tiêu thụ nếu chọn mua dùng dòng máy photocopy có chứng nhận tiết kiệm điện như Engerny Star. Việc tiết kiệm điện như vậy còn giúp nâng cao tuổi thọ của máy photocopy để bạn dùng máy bền lâu hơn với chi phí ít hơn.
Kiểm soát các văn bản in ấn phục vụ cho công việc
Giấy in không phải để dùng in hay sao chụp thử rồi bỏ phí. Bạn cần có quy định cụ thể cho nhân viên về việc dùng giấy in tiết kiệm khi sử dụng máy photocopy hay máy in đa năng tại công ty. Bạn có thể tham khảo dùng các cách sau để quản lý việc in ấn gồm: chia sẻ tài liệu qua mạng nếu không cần thiết phải in, scan lưu tài liệu để dùng (scan không gây tốn mực và giấy), chia định mức giấy – mực in theo phòng ban từng tháng, văn bản ký duyệt qua hệ thống mạng, dùng lại giấy in đã in 1 mặt cho tài liệu không quan trọng…
Ngoài ra bạn còn có thể giảm chất lượng in để bản in tốn ít mực hơn, in trắng đen thay vì in màu, in chữ nhạt, kích thước nhỏ, font chữ đơn giản cho các văn bản lưu hàng nội bộ. Bạn có thể tận dụng chức năng của máy photocopy như photocopy 2 mặt, in gộp nhiều bản thành 1 bản, tính năng phóng to, thu nhỏ… tùy theo mục đích sử dụng để tiết kiệm giấy và mực in hiệu quả. Lượng giấy in đã dùng, bạn còn có thể lấy lại 1 phần chi phí khi phân loại và đem bán lại cho các nơi thu mua giấy vụn.
Chọn loại giấy in phù hợp với dòng máy photocopy bạn đang dùng
Giấy in dùng cho máy photocopy cần phù hợp về độ dài, kích thước chuẩn, độ sáng. Bạn cần tìm hiểu hay tham khảo ý kiến nơi mua hàng để có thể chọn loại giấy in phù hợp cho chiếc máy photocopy của mình. Bạn không nên tiết kiệm chi phí mà dùng loại giấy rẻ, kém chất lượng sẽ dẫn đến các tình trạng giấy mỏng bị kẹt, giấy không mịn in không sắc nét hay giấy không ăn mực… Khi đó, số tiền bạn bỏ ra để khắc phục, sữa chữa máy photocopy còn tốn nhiều hơn số tiền mà bạn được giảm đi khi mua loại giấy rẻ tiền này. Bạn có thể mua giấy photocopy số lượng lớn để được chiết khấu tốt, giá ưu đãi vì giấy dùng được thời gian lâu.
Cân nhắc dùng mực nạp của dịch vụ uy tín
Dịch vụ nạp mực ngày càng nâng cao chất lượng mực in để cạnh tranh và phục vụ cho người tiêu dùng. Bạn có thể cân nhắc sử dụng mực nạp để giúp giảm bớt chi phí hơn việc thay cả bình mực chính hãng. Lựa chọn một địa chỉ cung cấp mực uy tín, giá rẻ, chắc chắn sẽ giảm bớt khá nhiều chi phí sử dụng máy photocopy cho bạn.
Sản Phẩm
Bạn có muốn thuê máy photocopy?
Dịch vụ cho thuê máy photocopy với chi phí sử dụng máy photocopy được cố định chỉ từ 600.000đ mỗi tháng. Không còn nỗi lo chi phí phát sinh cao do mực in, sửa chữa. Xem dịch vụ này tại đây.
- Vận chuyển, lắp đặt tận nơi
- Trong khu vực thành phố HCM và các tỉnh, thành phía Nam
- Hỗ trợ 30 - 60 phút khi phát sinh sự cố
