Các dấu hiệu giúp nhận biết máy photocopy của bạn sắp bị lỗi nghiêm trọng

Cho dù bạn đang sử dụng bất cứ sản phẩm hay thiết bị công nghệ nào, cũng có lúc thiết bị sẽ của bạn sẽ gửi “ tín hiệu cầu cứu”. Chiếc máy in, máy photocopy của bạn sau một thời gian hoạt động miệt mài, rồi một ngày nào đó, trên màn hình máy hiện những câu thông báo, những bản in và bản photo kém chất lượng, 1 làn mực dài trên tài liệu, 1 trang giấy trắng hoặc đen, đôi khi không hoạt động.

Tất cả những điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ đến các công việc in, photo tài liệu cho khách hàng bạn, cho nhân viên hoặc tệ hơn là một bộ hợp đồng mà đối tác bạn đang chờ đợi đê ký kết.

Khi máy photocopy của bạn gặp lỗi, bạn sẽ rơi vào tình trạng hoảng loạn, băn khoăn vì không biết sẽ xử lý như thế nào cho đúng và nhanh nhất.

Nhưng thông thường trước khi gặp các lỗi trầm trọng, máy photocopy của bạn sẽ tạo ra các dấu hiệu cảnh báo và bạn hoàn toàn có thể xử lý, trước khi gây ra các lỗi nặng nề cho máy photocopy của bạn.

Máy photocopy hiện thông báo “ Hãy liên hệ dịch vụ”

Khi máy photocopy của bạn có câu cảnh báo “hãy liên hệ dịch vụ” và máy không hoạt động hoặc hoạt động với tốc độ khá chậm chạp. Đó là dấu hiệu máy photocopy của bạn đang ở trạng thái hoàn toàn “ bất ổn”, máy photocopy của bạn có thể đang gặp các lỗi về phần mềm, bị mắc kẹt với ngoại vật hoặc có sự cố về phần cứng. 

Các lỗi này bạn sẽ hoàn toàn không thể tự xử lý được, cần phải có kỹ thuật chuyên sửa chữa máy photocopy, bạn nên liên hệ nơi mua máy hoặc thuê máy photocopy của bạn. Các dịch vụ cho thuê máy hoặc bán máy photocopy thường sẽ dán số hotline của họ trên mặt trước của máy photocopy, những vị trí để bạn có thể dễ dàng nhìn thấy nhất.

Nếu máy bạn photocopy của bạn có chức năng chẩn đoán lỗi từ xa, thì là 1 lợi thế, các kỹ thuật viên có thể thông qua ID của máy để có thể xử lý lỗi cho bạn, một cách nhanh chóng mà không cần đến tận nơi.

Bạn cũng nên lên lịch bảo trì máy photocopy của bạn định kỳ, các kỹ thuật viên sẽ luôn được đào tạo về các cập nhật mới nhất về phần mềm, cũng như phần cứng của máy photocopy, họ sẽ biết cần làm gì tốt nhất cho máy photocopy của bạn, tư vấn cho bạn các bước để giúp máy photocopy của bạn không hiện những câu thông báo “ cầu cứu”

Dấu hiệu máy photocopy của bạn đang sắp bị lỗi trầm trọng

Đôi khi máy photocopy của bạn sẽ cho bạn biết trước những sự cố sắp xảy ra thông qua các sản phẩm là các bản in, bản photo, bạn hoàn toàn có thể khắc phục ngay trước khi tình trạng trở nên tồi tệ hơn.

• Những vệt sọc trên bản in, photo: Các vệt sọc thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân có thể là 1 bộ phận nào trên máy đang gặp sự cố về phần cứng, bạn cần liên hệ kỹ thuật để được xử lý.
• Các bản sao trắng hoặc đen hoàn toàn: Dấu hiệu này thông báo cho bạn biết, chiếc máy photocopy của bạn đang gặp sự cố khi nạp giấy vào, có quá nhiều tờ giấy được đi vào máy và không có khoảng trốn giữa các tờ giấy, dẫn đến các nội dung không thể hiển thị trên 1 mặt giấy. Khi máy in, photo toàn màu đen, thì bạn nên gọi ngay cho kỹ thuật để xử lý, điều này sẽ gây lãng phí mực của máy photocopy. Cả 2 trường hợp này đều gây tổn thất chi phí giấy và mực của doanh nghiệp.
• Máy photocopy báo hết mực liên tục: Nếu bạn vừa thay hộp mực và chỉ sau vài trang photo hoặc in, thì máy báo hết mực. Điều này hoàn toàn không bình thường, có thể mực của bạn đang bị vướn lại ở một bộ phận nào đó trong máy photocopy, làm cho máy photocopy phải lấy mực nhiều hơn để thực hiện bản photo, bản in của bạn.
• Thời gian khởi động: Máy photocopy yêu cầu khởi động trước khi sử dụng từ vài chục giây đến 2 phút, nếu bạn thấy máy bạn làm nóng lâu hơn thời gian mà hãng máy khuyến nghị thì bạn nên gọi kỹ thuật.
• Không thể sử dụng scan, fax, lưu trữ: Trên máy photocopy đa chức năng, các chức năng như scan, fax, lưu trữ được sử dụng liên tục mỗi ngày của doanh nghiệp, nhưng nếu máy photocopy của bạn không thể thực hiện được các chức năng này, có thể do lỗi phần mềm hoặc ở tại máy quét, bạn có thể yêu cầu kỹ thuật hướng dẫn xử lý từ xa hoặc đến trực tiếp.

Máy photocopy doanh nghiệp ngừng hoạt động

Đó là một sự cố không hề mong muốn của bất kỳ doanh nghiệp nào, khi máy photocopy không hiện bất cứ thông báo hay bất kỳ dấu hiệu cảnh báo nào mà ngưng hoạt động.

Khi bạn đảm bảo nguồn máy photocopy đã được bật và đảm bảo điện áp phù hợp theo thông số kỹ thuật của hãng, nhưng máy photocopy không hoạt động, bạn nên kiễm tra lại phần khay giấy, mực, trống mực đảm bảo đầy đủ và được thay mới, phần mềm máy photocopy đã được nâng cấp bản mới nhất, điều quan trọng là hãy gọi cho kỹ thuật viên để được kiễm tra trực tiếp tại doanh nghiệp của bạn.

Máy photocopy của bạn sẽ luôn hoạt động tốt và cần mẫn như một nhân viên chuyên nghiệp của công ty, nếu bạn luôn dành thời gian quan tâm, chăm sóc máy photocopy của bạn một cách định kỳ và thường xuyên. Điều quan trọng là luôn lưu lại số của kỹ thuật viên hoặc của công ty cho thuê máy photocopy để luôn được hỗ trợ khi cần thiết.