Bảo mật máy photocopy văn phòng là một vấn đề lớn, nhưng lại nhận rất ít sự quan tâm. Mọi người thường xu hướng nghĩ thiết bị của họ đang an toàn. Tuy nhiên, với sự phát triển công nghệ, các thiết bị in, copy này hiện đang tiềm ẩn rất nhiều nguy cơ về bảo mật. Đặc biệt đối với các văn phòng, công ty thường xuyên có những tài liệu quan trọng được in ấn hay lưu trữ qua máy photocopy thì càng xem xét nhiều hơn. Ricoh xin đưa ra một số cảnh báo về bảo mật để giúp bạn kiểm tra và sử dụng sản phẩm của mình hiệu quả hơn nhé.
TRUY CẬP TRÁI PHÉP
Khả năng truy cập trái phép cũng xảy ra rất nhiều trên các dòng máy photocopy có kết nối mạng. Nếu không đặt mật khẩu truy cập, mọi người ở khu vực gần đó kết nối vào mạng WiFi của bạn đều có thể truy cập và in từ thiết bị của bạn. Không chỉ đơn giản là những kẻ phá bĩnh thông thường, họ còn có thể truy cập và xem trái phép những tài liệu được lưu trữ bên trong máy photocopy.
Nhiều người thường chỉ sử dụng in, copy hàng ngày nhưng họ lại không để ý máy photocopy đang nắm giữ nhiều bí mật của họ. Những hợp đồng kinh doanh, hồ sơ khách hàng, chứng từ quan trọng… điều có thể tìm thấy qua máy photocopy. Chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ không muốn tình trạng đánh cắp dữ liệu này xảy ra với mình đâu.
Giải pháp cực kỳ đơn giản nhưng hiệu quả trong tình huống này là đặt mã bảo vệ. Máy photocopy Ricoh cho phép bạn đặt hơn nghìn mã tương ứng với từng ấy người dùng. Mỗi người chỉ được phép truy cập và quản lý tài liệu mà mình lưu trữ. Không chỉ ngăn chặn hành vi đánh cắp thông tin qua mạng, đặt mã bảo vệ cũng giúp phòng tránh những người sử dụng máy photocopy trực tiếp mà không được cấp quyền.
DỮ LIỆU Ổ CỨNG TRONG MÁY
Như đã nói, Ổ cứng bên trong máy photocopy có thể chứa hàng “tấn” càng dữ liệu về bạn hay công ty. Do đó, tốt nhất bạn nên hạn chế lưu trữ những điều quan trọng trên thiết bị này. Đặc biệt, khi máy photocopy của văn phòng gặp sự cố hay cần thanh lý. Bộ nhớ của máy có thể bị lấy thông tin từ những người ngoài công ty của bạn. Do đó, cần dọn dẹp bộ nhớ của máy định kỳ để đảm bảo dữ liệu của mình luôn an toàn.
Bên cạnh xóa dữ liệu thông thường, thiết bị của Ricoh còn cho phép xóa nâng cao. Mọi tài liệu khi xóa đều được mã hóa và không thể phục hồi dưới mọi hình thức.
NÓI KHÔNG VỚI TIỆM IN CÔNG CỘNG
Một trong những nơi thường xuyên có dữ liệu bị đánh cắp như đề thi, dữ liệu khách hàng… chính là tại các tiệm copy công cộng. Do đó, tuyệt đối không sao chép, in những tài liệu của bạn từ những cửa hàng này. Hiện nay giá cả máy photocopy có đủ mọi phân khúc. Bạn có thể tự mua với giá rẻ hoặc thuê để sử dụng. Còn khi in dịch vụ, tốt nhất bạn chỉ nên in, copy những tài liệu ít quan trọng thôi.
VỊ TRÍ ĐẶT MÁY
Theo quan sát của chúng tôi, nhiều công ty lớn, trường học, ngân hàng… thường có thói quen đặt máy photocopy ở những nơi nhiều người ra vào. Nguy cơ những người lạ tiếp cận hay can thiệp máy là rất dễ xảy ra. Hãy chú ý vị trí đặt máy, vị trí phù hợp nhất là trung tâm hay gần bàn làm việc của các nhân viên. Nơi mà máy lúc nào cũng nằm trong tầm nhìn của mọi người.
CẬP NHẬT THIẾT BỊ
Các thương hiệu lớn như Ricoh, Xerox, HP… luôn có nhiều chức năng bảo mật được tích hợp sẵn trên máy. Theo thời gian, họ thường xuyên có những năng cấp về phần mềm, firmware (trình điều khiển phần cứng)… Do đó, bạn nên định kỳ kiểm tra và cập nhật các bản cập nhật, vá lỗi mới nhất cho máy photocopy của mình để tránh nguy cơ bị tấn công. Nhiều phần mềm mới còn giúp máy bạn tăng tốc nhanh hơn đấy.
ĐẦU TƯ MÁY CHẤT LƯỢNG TỐT
Các dòng máy ra mắt sau tất nhiên luôn có cải tiến tốt hơn về các chức năng bảo mật. Nếu văn phòng bạn đang sử dụng các thiết bị quá lỗi thời, không được hỗ trợ cập nhất mới thì nguy cơ bị đánh cắp thông tin, kiểm soát quyền càng cao hơn.
Tại cửa hàng của Ricoh, các dòng máy photocopy của chúng tôi ở mọi phân khúc giá đều đảm bảo về an ninh giúp bạn. Đặt mật khẩu, mã hóa dữ liệu, chống sao chép… là những tính năng có sẵn. Chắc chắn sử dụng những thiết bị này sẽ mang đến cho bạn sự yên tâm cao hơn.
Bạn còn bất kỳ câu hỏi nào về bảo mật cho máy photocopy, đừng quên liên hệ các nhân viên của Ricoh, chúng tôi còn rất nhiều điều thú vị dành cho bạn. Hotline 0908.158.368.
Sản Phẩm
Bạn có muốn thuê máy photocopy?
Dịch vụ cho thuê máy photocopy với chi phí sử dụng máy photocopy được cố định chỉ từ 600.000đ mỗi tháng. Không còn nỗi lo chi phí phát sinh cao do mực in, sửa chữa. Xem dịch vụ này tại đây.
- Vận chuyển, lắp đặt tận nơi
- Trong khu vực thành phố HCM và các tỉnh, thành phía Nam
- Hỗ trợ 30 - 60 phút khi phát sinh sự cố
