Các bước bảo mật cần làm khi sử dụng máy photocopy cho doanh nghiệp vừa và lớn

Không chỉ két sắt trong văn phòng của bạn là nơi bạn lưu trữ những tài liệu nhạy cảm, quan trọng của cả doanh nghiệp, mà chiếc máy photocopy của bạn cũng là nơi lưu trữ những tài liệu bí mật quan trọng của toàn công ty.

Chiếc máy photocopy luôn có chức năng ghi nhớ và lưu trữ nội dung tài liệu, email, những bản scan, fax…  dữ liệu này lưu rất lâu, nó có thể là vĩnh viễn, nếu như bạn không thực hiện lệnh xóa hoặc reset lại máy photocopy của bạn.

Công nghệ kỹ thuật số ngày càng phát triển, nó mở ra cho chúng ta nhiều điều kiện thuận lợi trong công việc của văn phòng, giúp các tác vụ trở nên dễ dàng và nhanh chóng, bên cạnh đó cũng không ít thách thức, trong việc bảo vệ các tài liệu của công ty trước những kẻ xấu đang luôn tìm cách xâm nhập.

Khi mua hoặc thuê máy photocopy, bạn cần quan tâm đến các phần mềm tăng tính bảo mật cho máy photocopy của bạn, nhằm đảm bảo an toàn cho những tài liệu của doanh nghiệp.

Kiểm tra Firmware và Bios thường xuyên

Bios và Firmware là một trong những lớp bảo mật chính của máy photocopy. Trước khi sử dụng máy photocopy, bạn nên thực hiện việc kiểm tra này, nó sẽ giúp cho máy photocopy của bạn tránh được những phần mềm gián điệp, độc hại, gây thất thoát dữ liệu mật của công ty.

Nếu công ty bạn đang có bộ phận công nghệ thông tin, hãy để việc kiểm tra cho bộ phận này. Nếu doanh nghiệp của bạn không có bộ phận công nghệ thông tin, bạn có thể liên hệ các kỹ thuật viên của hãng máy photocopy, các dịch vụ sữa chữa, bán cho thuê máy photocopy nơi bạn đã giao dịch để được hướng dẫn hoặc hỗ trợ trực tiếp.

Sử dụng ứng dụng máy photocopy đáng tin cậy

Giả sử bạn đang sử dụng 1 chiếc điện thoại di động và bạn đang thực hiện cài các ứng dụng không rõ nguồn gốc, lúc đó máy điện thoại của bạn sẽ phát cảnh báo, nếu như bạn tiếp tục cho phép cài đặt vào máy điện thoại của bạn, ứng dụng đó có thể liên tục yêu cầu truy xuất các dữ liệu cá nhân của bạn như danh bạ, tin nhắn… Khi bạn đồng ý cho phép truy xuất, các ứng dụng có chứa mã độc sẽ gửi các thông tin thu thập được về cho những kẻ xấu, và sau đó bạn sẽ gặp rất nhiều phiền phức.

Máy photocopy cũng vậy, bạn không nên tự tìm và cài những ứng dụng không rõ nguồn gốc vào máy photocopy, nó sẽ gây thiệt hại rất lớn cho các dữ liệu của bạn, các ứng dụng có mã độc thường được phát tán tràn lan trên mạng, hoàn toàn miễn phí, được quảng cáo với những tính năng ưu việt. 

Thông thường các ứng dụng nâng cao, hãng máy photocopy sẽ cung cấp cho bạn hoàn toàn miễn phí, bạn cũng có thể liên hệ hãng, để đặt mua các phần mềm, ứng dụng, phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình và phù hợp cho máy photocopy.

Sử dụng chức năng mã hóa trên máy photocopy

Mã hóa tài liệu là một chức năng của máy photocopy, thông qua tính năng này, các dữ liệu sẽ được mã hóa, được thể hiện bằng các dãy số, ký tự, thuật toán đặc biệt,  mà không có bất cứ ai, bất cứ phần mềm nào có thể đọc được, nếu như không có khóa mã hóa phù hợp. 

Nó được ứng dụng nhiều trong việc bảo mật tài liệu, như thông tin khách hàng, tài liệu nhạy cảm của doanh nghiệp

Tuy nhiên, chức năng này không có sẵn trên các máy photocopy phổ thông, bạn muốn sử dụng chức năng này, cần sử dụng các dòng máy photocopy cao cấp, hoặc để tiết kiệm chi phí bạn cũng có thể liên hệ nhà cung cấp để có thể cài đặt thêm phần mềm, tuy nhiên viêc cài đặt thêm phần mềm cũng tùy thuộc vào từng dòng máy photocopy, một số dòng máy có thể sẽ không tương thích.

Sử dụng phần mềm diệt Virus cho máy photocopy

Phần mềm diệt Virus là một tính năng bổ sung cho máy photocopy, kết hợp với các tính năng trên để tăng thêm lớp bảo mật cho máy photocopy. Tuy nhiên, phần mềm diệt virus cũng có rất nhiều, do đó bạn cần tìm nguồn cung cấp đáng tin cậy, tránh cài nhầm các phần mềm có chứa mã độc, cách tốt nhất là bạn nên liên hệ nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy.

Máy photocopy cũng giống như điện thoại hoặc máy vi tính, chúng cũng được kết nối với mạng nội bộ của công ty, chỉ cần một lỗ hỏng trong bảo mật trong mạng internet của công ty, có thể gây thiệt hại cho toàn bộ cơ sở dữ liệu của bạn.