Bí quyết tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp khi dùng máy Photocopy

Đăng Bởi: Công ty THHH RICOH HCM

Máy photocopy là một thiết bị quan trọng trong tất cả các tổ chức doanh nghiệp từ nhỏ cho đến lớn, đó là một điều không thể phủ nhận được, vì một chiếc máy photocopy có thể thay thế cho nhiều loại máy khác nhau trong văn phòng của bạn, từ các máy nhỏ nhất như máy fax, máy scan, cho đến lớn hơn thì máy in.

Một chiếc máy photocopy có thể giúp cho công việc văn phòng của bạn trở nên nhanh chóng hơn, giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, nhưng nó cũng là một nguồn chi khá tốn kém nếu như việc bạn sử dụng máy photocopy không đúng cách hoặc bạn không biết cách để có thể tận dụng hết các tính năng độc đáo của máy photocopy. 

Những khoản chi cho doanh nghiệp luôn mang tính chất quyết định cho sự phát triển của doanh nghiệp, vì vậy chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn các cách để bạn có thể sử dụng tốt nguồn chi phí dành riêng cho máy in vừa tăng năng suất cho công việc vừa tiết kiệm chi phí.

Đặt ra các quy định khi photocopy tài liệu

Khi bạn là chủ của một doanh nghiệp hoặc là người chịu trách nhiệm cho các chi phí sử dụng máy photocopy do doanh nghiệp của mình, thì bạn cần phải đặt ra các nguyên tắc sử dụng máy photocopy cho những tài liệu mà doanh nghiệp, đây cũng chính là những nguyên tắc đầu tiên để tiết kiệm ngân sách cho máy photocopy, để thực hiện nguyên tắc này bạn có thể tham khảo những bí quyết sau:

  • In trắng đen hoặc in nhạt khi cần, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm màu hoặc mực cho mỗi trang giấy photocopy, bạn có thể xem điều này không quan trọng nhưng hãy thử nhân lên với số lượng bản photocopy cho mỗi tháng thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí  cho mỗi trang tài liệu photo mà bạn sử dụng.
  • Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều hơn 1 máy photocopy bạn hãy đặt ra các nguyên tắc sử dụng máy photocopy cho các tài liệu đối với từng máy, ví dụ một máy photocopy chỉ chuyên xử lý các bản in, bản photo, cỡ lớn, công suất nhiều, máy còn lại xử lý các bản in, photo nhỏ lẻ hơn như vậy bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian xử lý công việc, còn tránh lãng phí.
  • Hãy lựa chọn và sử dụng các máy photocopy có chức năng in, photo 2 mặt, điều này sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được khá nhiều vào cho phí mua giấy in, hãy nghĩ xem khi cần photo 2 nội dung tài liệu trên cùng 1 tờ giấy thay vì phải sử dụng cả 2 tờ giấy, như vậy bạn đã tiết kiệm được 50% chi phí giấy in rồi.
  • Khi sử dụng máy photocopy bạn nên chọn lọc các nội dung cần thiết trước khi in, photo, sẽ giúp bạn tiết kiệm được giấy in và mực in, thay vì bạn in, photoc chỉ vài dòng chữ trên 1 tờ giấy in.
  • Cấm in hoặc photo những tài liệu không dùng cho công việc, có thể bạn nghĩ in 1 hoặc 2 trang giấy cho cá nhân sẽ không ảnh hưởng gì đến doanh nghiệp, nhưng nếu điều này trở thành thói quen cho nhiều người thì việc gây lãng phí cho doanh nghiệp là không hề nhỏ.

Điều quan trọng là mọi thành viên trong công ty của bạn cần hiểu và nắm rõ các chức năng của máy photocopy và nghiêm túc chấp hành những quy định khi sử dụng máy sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm và tránh lãng phí.

Sử dụng tốt các tính năng độc đáo của máy photocopy.

Ngày nay, công nghệ kỹ thuật số ngày càng phát triển mạnh mẽ, các dòng máy photocopy cũng được nâng cấp hơn so với những dòng máy thô sơ ngày xưa và bạn có thể áp dụng để tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.

Bạn hãy tận dụng tối đa thói quen sử dụng tính năng kỹ thuật số của máy photocopy trong các công việc văn phòng sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên tốt hơn và tiết kiệm hơn, ví dụ bạn gửi lịch làm việc cho các nhân viên trong văn phòng của mình bằng cách photo, in ra giấy và gửi cho từng người, thay vào đó bạn có thể sử dụng tính năng scan trên máy photocopy để có thể tạo file PDF và gửi đi cho từng người.

Bảo trì và nâng cấp máy photocopy thường xuyên

Cũng như các loại máy móc khác, chiếc máy photocopy của bạn cũng cần phải được bảo dưỡng định kỳ, hành động bảo dưỡng định kỳ cho máy photocopy sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều vào chi phí sử dụng máy. Nếu bạn cảm thấy việc bảo trì máy là không cần thiết do máy vẫn đang hoạt động tốt, nhưng nhìn xa hơn 1 chút, thì việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền bạc và thời gian khi máy bạn xảy ra sự cố, cũng sẽ ảnh hưởng đến công việc của mình.

Để sử dụng tốt cho máy photocopy của mình bạn hãy tham khảo các ý kiến của các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm để có thể hỗ trợ tốt nhất,, liên hệ Photocopy Ricoh qua hotline 0908.158.368 – 028.38993573 là một cách tốt nhất cho bạn.



Bạn có muốn thuê máy photocopy?

Dịch vụ cho thuê máy photocopy với chi phí sử dụng máy photocopy được cố định chỉ từ 600.000đ mỗi tháng. Không còn nỗi lo chi phí phát sinh cao do mực in, sửa chữa. Xem dịch vụ này tại đây.

  • Vận chuyển, lắp đặt tận nơi
  • Trong khu vực thành phố HCM và các tỉnh, thành phía Nam
  • Hỗ trợ 30 - 60 phút khi phát sinh sự cố

Xem chi tiết



cskh
Chúng tôi đang ở đây

24/7 dành cho bạn!

Hỗ trợ kỹ thuật chuyên môn theo yêu cầu khi bạn cần.

Gọi 0908.158.368 cho chúng tôi bất cứ lúc nào

Gửi Email: photocopyricohvn@gmail.com

Nhắn tin trực tiếp cho tư vấn viên