Bí quyết sử dụng máy Photocopy tiết kiệm thời gian và chi phí

Máy photocopy là một thiết bị không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện đại, không chỉ dùng để photo tài liệu, một chiếc máy photocopy có thể đảm nhiệm nhiều công việc và thay thế cho máy in, máy fax, máy scan hoặc các dòng máy khác trong văn phòng.

Máy photocopy còn được xem là một thiết bị chủ lực trong văn phòng hiện đại, một thiết bị có thể giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí vận hành. Một chiếc máy photocopy hoạt động mạnh mẽ và nhanh chóng sẽ giúp bạn an tâm vào việc in, photo những bản tài liệu chất lượng cao, tạo ấn tượng với khách hàng của mình và phát triển doanh nghiệp của bạn.

Các tính năng nổi bật sau đây của máy photocopy sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí sử dụng máy photocopy.

Máy photocopy có tính bảo mật cao

Trong môi trường làm việc công sở, một chiếc máy photocopy được sử dụng không chỉ riêng một cá nhân nào, mà sẽ sử dụng chung cho tất cả mọi người trong công ty, mọi nhân viên trong văn phòng, cho dù là ai thì cũng không mong muốn thông tin tài liệu của mình bị tiết lộ với người khác. Do đó, chiếc máy photocopy được thiết lập các tính năng bảo mật giúp bảo vệ an toàn thông tin tài liệu của người dùng trước các mối nguy hại mất cắp thông tin, bằng cách cho phép người dùng cá nhân thiết lắp những mật khẩu nhận dạng riêng cho các bản tài liệu photo của mình, bằng cách sử dụng mã QR, NFC, cảm biến tiệm cận… để xác nhận tài liệu của mình trên máy photocopy. bạn cũng có thể lưu hoặc xóa tài liệu gốc sau khi sử dụng máy. Nếu doanh nghiệp có nhiều máy photocopy kết nối cùng một hệ thống không dây như Wifi, thì bạn cũng có thể tùy chọn chiếc máy photocopy để có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian chờ đợi.

Sử dụng tính năng quang học OCR

Khi bạn cần gửi một tài liệu qua cho khách hàng của mình, nhưng khách hàng của bạn không muốn nhận các định dạng như PDF, mà muốn một file word để có thể dễ dàng chỉnh sửa, nên thay vì bạn phải bỏ thời gian tạo lại một file mềm mới, thì bạn có thể sử dụng tính năng OCR của máy Photocopy.

Tính năng OCR sẽ hỗ trợ đắc lực trong công việc của bạn, bằng cách này bạn có thể dễ dàng gửi những tài liệu được scan từ máy photocopy (như PDF) của bạn thành các định dạng có thể chỉnh sửa được (như file Word), giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ, tiết kiệm thời gian nhiều hơn trong công việc.

Tính năng sắp xếp tài liệu của máy Photocopy

Khi bạn thường xuyên in, photo tài liệu với các trang lẻ, rời rạc và thường xuyên phải dùng nhiều thời gian để có thể sắp xếp lại tài liệu này, bạn có thể sử dụng tính năng sắp xếp tài liệu trên máy photocopy. 

Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim và sắp xếp tài liệu trước khi in hoặc photo tài liệu giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian để sắp xếp lại tài liệu, đặc biệt là khi phải sử dụng in, photo tài liệu số lượng lớn.

Tính năng in, photo 2 mặt tự động trên máy photocopy

Tính năng này cho phép người dùng có thể in hoặc photo tài liệu trên 2 mặt giấy một cách tự động, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí giấy in. Tuy nhiên, không phải dòng máy photocopy nào cũng có chức năng in, photo 2 mặt tự động, nên bạn cần liên hệ với nhà cung cấp máy photocopy trước khi mua máy photocopy hoặc thuê máy photocopy cho doanh nghiệp của mình.

Tính năng gửi email trực tiếp trên máy Photocopy

Khi bạn cần gửi tài liệu cho khách hàng, đối tác của bạn, bằng cách scan tài liệu sau đó lưu về máy tính của mình, chỉnh sửa tên tài liệu tiếp theo là soạn email rồi gửi, quá nhiều công đoạn gây mất thời gian của bạn. Một số dòng máy photocopy có tính năng gửi email trực tiếp trên máy, việc cần làm của bạn chỉ cần cho tài liệu cần gửi email vào máy photocopy và nhập email bạn cần gửi đến, máy photocopy sẽ tự động scan tài liệu với các định dạng như “. docx” hoặc “. pdf” sau đó gửi trực tiếp đển email bạn cần, việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn.

Tính năng photo, in không dây trên máy Photocopy

Dùng chung một chiếc máy photocopy trong văn phòng cũng sẽ gây bất lợi cho bạn, khi bạn cần phải chờ đợi tới lượt sử dụng của mình, nhưng các dòng máy photocopy hiện đại chỉ cần kết nối các thiết bị di động của bạn với app hoặc mạng wifi, chung với máy photocopy là bạn có thể sử dụng in, photo mà không cần phải tốn thời gian chờ đợi để nạp bản gốc vào máy.

Tính năng chọn lọc nội dung in, photo trên máy photocopy

Trong tài liệu của bạn chứa các thông tin nhạy cảm như thông tin cá nhân, tên, số điện thoại, đỉa chỉ…và bạn không muốn thể hiện các thông tin này trên bất cứ bản tài liệu nào khi gửi cho người khác, bạn có thể sử dụng chức năng lựa chọn nội dung trước khi in, photo.

Chức năng độc đáo này trên các máy photocopy hiện đại, giúp người dùng có thể lượt bỏ hoặc xóa một vài thông tin nhạy cảm mà bạn không hề muốn chia sẻ trên bản photo, bản in của mình.

Trong thời buổi kinh tế hiện nay, việc hưởng ứng sử dụng hạn chế hoặc không sử dụng giấy và mực in để bảo vệ môi trường, đi kèm đó là việc dành nhiều thời gian cho các hoạt động phát triển doanh nghiệp, thì các tính năng kể trên của một chiếc máy photocopy đa chức năng sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí và quản lý thời gian một cách hiệu quả.

Các kỹ thuật viên tại Photocopy Ricoh luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn khi doanh nghiệp bạn cần tư vấn chọn lựa máy photocopy cho doanh nghiệp của mình hãy gọi ngay Hotline 0908.158.368 – 028.38993573 bất cứ lúc nào bạn cần, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7.