Bí quyết hay để sử dụng máy photocopy hiệu quả hơn

Máy photocopy được chúng ta sử dụng hàng ngày và chúng giống như một trợ lý giúp rất nhiều về công việc. Nhưng không phải người “trợ lý” này lúc nào cũng dễ bảo. Để sử dụng máy photocopy được ổn định, lâu bền và ít ngưng, lỗi giữa lúc đang cần in, bạn cũng phải biết cách nâng niu đó nữa đấy. Trong bài viết này, Ricoh xin giới thiệu đến bạn các bí quyết hay nhất để việc sử dụng máy photocopy của bạn được hiệu quả hơn.

Luôn để ý đến số lượng máy photocopy đã in mỗi ngày.

Mỗi dòng máy photocopy thường có con số riêng về công suất in tối đa mỗi tháng, hay chính xác hơn là mỗi ngày. Nếu công suất này được vượt quá thường xuyên, nghĩa là bạn đang ép máy phải làm việc quá năng suất quy định có thể làm giảm tuổi thọ thiết bị. Do đó, nếu nhu cầu in ấn của bạn cao hơn sản phẩm hiện tại đang dùng thì nên chọn mua máy phân khúc cao hơn. 

Sử dụng máy photocopy đúng cách

Bảo quản máy đúng cách

Máy photocopy tuy được thiết kế có độ bền cao nhưng đây vẫn là thiết bị kỹ thuật số rất khó tính. Máy khá kén trong việc bảo quản để gia tăng hiệu suất làm việc và tuổi thọ. Yêu cầu nơi đặt máy thường phải thông thoáng, tránh ánh nắng và độ ẩm cao. Ngoài ra, cũng phải hạn chế tối đa côn trùng và các động vật cắn phá máy như gián, chuột, mối… Nhiều thiết bị đặt quá sát tường khiến máy không tỏa hết lượng nhiệt khi vận hành, dễ gây hỏng nghiêm trọng các linh kiện bên trong. Ngoài ra, bạn cũng chú ý không đặt máy ở những vị trí như dốc nghiêng, gồ ghề.

chú ý việc bảo quản máy

Đảm bảo sử dụng nguyên liệu đúng chuẩn

Sử dụng các vật tư, linh kiện như mực in, giấy, các phụ kiện khác có chất lượng tốt là một trong những yếu tố quan trọng nhất để sử dụng máy photocopy hiệu quả. Phần nhiều các loại giấy in, mực in chất lượng kém thường sản sinh ra nhiều bụi bẩn, chất độc hại. Không chỉ gây lỗi nghiêm trọng cho hoạt động của máy, về lâu dài còn gây ảnh hưởng đến sức khỏe người dùng. Do đó, bạn phải đảm bảo rõ ràng về  nguồn gốc các nguyên vật liệu bạn sử dụng cho máy photocopy của mình nhé. 

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, rất nhiều lỗi xuất hiện trên máy photocopy đều xuất phát từ mực hay giấy in. Giấy in quá mỏng, mềm hay ẩm chiếm 90% nguyên nhân gây nên lỗi kẹt giấy. Còn bụi mực cho mực in kém chất lượng chảy ra lâu ngày chiếm phần nhiều trong nguyên nhân khiến các linh kiện trong máy photocopy bị tê liệt.

Thường xuyên vệ sinh và bảo trì

Với điều kiện thời tiết nóng ẩm và nhiều bụi như môi trường Việt Nam rất dễ phát sinh vấn đề nếu máy photocopy không được vệ sinh thường xuyên. Bạn nên lên danh sách quét dọn, hút bụi bên trong và ngoài máy để hoạt động của máy được thông thoáng.  Ngoài ra, cũng đừng quên lên lịch bảo trì định kỳ để đảm bảo các sự cố nhỏ, trục trặc đều được xử lý sớm nhất.

thường xuyên vệ sinh

Lắng nghe những cảnh bảo từ máy photocopy hàng ngày

Trước khi có các lỗi nghiêm trọng gây tốn kém, máy photocopy thường luôn cố cảnh bảo chúng ta khi chúng gặp những vấn đề nhất định. Không nên bỏ qua những dấu hiệu như tiếng ồn bất thường khi in, vệt mực rơi, bản in sọc hay kẹt giấy xảy ra thường xuyên. Rất có thể một vài bộ phận bên trong máy đang gặp vấn đề. Xử lý nhanh chóng các lỗi vặt giúp bạn tiết kiệm khá nhiều chi phí so với việc thay mới các linh kiện đắc đỏ bên trong máy.

Kịp thời sửa chữa máy

Một số lưu ý khác

Ngoài ra, để sử dụng máy photocopy hiệu quả, ngoài các yêu cầu trên bạn cũng nên lưu ý một số vấn đề sau:

• Sử dụng nguồn điện ổn định cho máy. Nếu nguồn điện không ổn định có thể dẫn đến các vấn đề phần cứng cho máy photocopy. Tốt nhất nên sử dụng ổn áp riêng để đảm bảo dòng điện.
• Chú ý vệ sinh và bảo trì định kỳ để cho chất lượng in và tuổi thọ máy tốt nhất.
• Giấy in không sử dụng quá dày hay quá mỏng. Các loại giấy in không tương thích có thể gây sự cố cho máy photocopy.
• Nên bảo quản mực in đúng cách, tránh để chiếu sáng trực tiếp có thể gây biến dạng mực bên trong.
• Sử dụng phòng tối nếu tháo linh kiện trên trong máy photocopy. Bộ phận drum rất nhạy cảm với ánh sáng.
• Lau kính máy photocopy đúng cách bằng khăn mềm và không sử dụng dung dịch tẩy rửa mạnh. Kính máy rất dễ trày và thay mới tốn kém.

Với việc sử dụng máy photocopy đúng cách, bạn sẽ góp phần giúp gia tăng tuổi thọ cho máy và giúp máy làm việc tốt hơn. Hy vọng những gợi ý của chúng tôi đã giúp ích cho bạn đạt hiệu quả tốt nhất cho công việc của mình.