Bảo mật tài liệu bằng máy photocopy cho doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ 5.0, các công việc đang dần được hiện đại hóa và thay thế bằng các ứng dụng, các hệ thống lưu trữ điện toán đám mây. Thay cho việc lưu trự bằng các USB hoặc ổ cứng, thì nay việc lưu trữ các tài liệu trực tuyến đang dần thay thế và ngày càng phát triển, nhưng để đảm bảo cho các dữ liệu được lưu và bảo mật một cách an toàn, thì đó là một vấn đề cần được bàn luận 1 cách nghiêm túc.

Bạn có biết máy photocopy trong doanh nghiệp của bạn, cũng có chức năng lưu trữ trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây không? Máy photocopy trong doanh nghiệp của bạn là thiết bị thường xuyên tiếp xúc và lưu trữ nhiều dữ liệu quan trọng của công ty mình, các chức năng như fax, in, photo, gửi email, sao lưu, khôi phục, điều khiển từ xa, chuyển thành file PDF, JPG, PNG.… để có thể thực hiện được các chức năng này, máy photocopy của bạn cũng sẽ cần 1 ổ cứng để lưu dữ liệu đã sử dụng trước đó hoặc tải và lưu trữ trên không gian mạng.

Những dữ liệu quan trọng, nhạy cảm như thông tin nhân viên, thông tin khách hàng, tài liệu bảo mật của công ty, dự án… tất cả có thể sẽ bị hacker xâm nhập hoặc bị Virus xóa mất. Nên việc tuân thủ các quy định bảo mật khi dùng máy photocopy cho doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng.

Tìm hiểu sản phẩm và nhà cung cấp máy photocopy

Trên thực tế có rất nhiều sản phẩm máy photocopy được bán trên thị trường, cùng với một phân khúc về tính năng và được quảng cáo rất nhiều về tính an toàn và bảo mật, nhưng giá thành của những chiếc máy photocopy này thì hoàn toàn rẻ hơn nhiều so với các dòng máy chính hãng khác.

Cho nên việc bạn tìm hiểu kỹ về các thương hiệu máy photocopy lớn, hiểu được cách thức hoạt động, các tính năng bảo mật của từng dòng máy là rất quan trọng.

Cho dù là thương hiệu lâu đời và nổi tiếng trong lĩnh vực máy photocopy, thì bạn cũng nên biết rằng không phải tất cả các dòng máy photocopy đều có tính năng bảo mật. Do đó, bạn có thể sẽ phải tìm hiểu nhu cầu in, photoc của nhân viên và doanh nghiệp của mình trước khi chọn lựa một dòng máy photocopy thích hợp.

Việc phân loại tài liệu cũng rất quan trọng, để tiết kiệm chi phí các doanh nghiệp thường lựa chọn 1 máy photocopy chỉ dành in, photocopy cho những tài liệu không quan trọng, 1 máy photocopy dùng cho những tài liệu quan trọng và cần được bảo mật một cách nghiêm ngặt nhất.

Một điều quan trọng đó là bạn nên xem xét kỹ về độ an toàn hệ thống mạng, máy tính của doanh nghiệp, cho dù bạn chọn lựa bất kỳ chiếc máy photocopy nào.

Các vấn đề bảo mật bằng mật khẩu trên máy photocopy.

Mật khẩu là một trong những cách bảo mật an toàn cho cơ sở dữ liệu, mật khẩu của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp là khác nhau, một nhân viên được giới hạn quyền tiếp cận cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp theo nhiều cách khác nhau bằng mật khẩu.

Khi sử dụng máy photocopy bạn có thể cấp quyền truy cập dữ liệu cho nhân viên, bằng mật khẩu, giọng nói, vân tay hoặc bằng kết nối NFC được thiết lập riêng cho từng nhân viên. Bạn cũng nên xóa quyền truy cập của nhân viên ngay, khi nhân viên không còn đảm nhiệm ở vị trí công việc liên quan hoặc thôi viêc.

Máy photocopy sẽ thể hiện cho bạn biết, tầng suất sử dụng máy photocopy, như thời gian, số lượng bản photo, bản in, các tác vụ khác như scan, fax, gửi email, sao lưu và khôi phục.

Bạn thường thấy các ngân hàng thường hay yêu cầu khách hàng đổi mật khẩu thường xuyên không, hãy đặt ra các quy tắc cho toàn bộ nhân viên như:

• Phải thay đổi mật khẩu định kỳ mỗi 3 tháng 1 lần.
• Giới hạn độ dài mật khẩu.
• Mật khẩu phải bao gồm chữ cái in hoa, chữ thường, ký tự đặc biệt và số.
• Mật khẩu không được trùng với các mật khẩu đã dùng trước đó.
• Không được chứa bất kỳ thông tin cá nhân nào.

Lưu trữ cơ sở dữ liệu bằng máy photocopy.

Như phần trên chúng tôi có giới thiệu sơ lược, việc lưu trữ dữ liệu an toàn là một bước tiến to lớn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gia và chi phí. 

Ngoài việc đảm bảo các máy photocopy của bạn có đầy đủ tính năng bảo mật, hệ thống mạng, máy tính trong doanh nghiệp được đảm bảo an toàn khi sử dụng trên không gian mạng, bạn cũng có thể liên hệ với các nhà cung cấp dịch lưu trữ trực tuyến.

Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ trực tuyến sẽ cung cấp cho bạn các gói cước phù hợp với dung lượng lưu trữ của doanh nghiệp và đảm bảo an toàn cho các dữ liệu của bạn.

Một số máy photocopy sẽ có các tính năng in và photo, fax, scan một cách an toàn. Hãy liên hệ với công ty cho thuê máy photocopy, các chuyên viên sẽ hướng dẫn bạn cách phải làm như thế nào để có thể in, photo an toàn.

Kiễm tra tính bảo mật trước khi thuê máy photocopy luôn là sự khó khăn của doanh nghiệp, hiểu được điều đó, công ty cho thuê máy photocopy Ricoh sẽ cung cấp cho doanh nghiệp các giải pháp tối ưu nhất, để doanh nghiệp luôn an tâm cho các tài liệu của mình.