Lưu trữ tài liệu qua máy photocopy? những điều bạn cần biết!

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các doanh nghiệp dần chuyển đổi sang sử dụng công nghệ số. Nếu như trước đây mọi hóa đơn điều được in ra bằng giấy và gửi đến cho khách hàng, thì nay đã dần chuyển sang hóa đơn điện tử, được gửi qua các phương tiện truyền thông giúp cho việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn, và tiết kiệm chi phí mực cũng như giấy in.

Bên cạnh đó các tài liệu của công ty, cũng được chuyển đổi dần sang những file mềm và lưu trữ trên các thiết bị di động như máy tính bảng, điện thoại, máy tính để bàn (PC) hoặc lưu trữ trên các công nghệ điện toán đám mây.

Đôi khi những thao tác như chụp lại tài liệu, scan tài liệu  tưởng chừng như đơn giản, nhưng để đảm bảo các nội dung của tài liệu được an toàn, để có thể lưu trữ mà không bị đánh cắp thông tin là một điều khó khăn.

Vậy bạn cần phải trang bị cho công ty, doanh nghiệp của mình một thiết bị có thể giúp cho việc xử lý lưu trữ hoặc gửi tài liệu một cách an toàn là một vấn đề cần được xem xét kỹ lưỡng, như một chiếc máy photocopy chẳng hạn.

Dùng máy photocopy để lưu trữ tài liệu

Các công việc xử lý in, photo, lưu trữ tài liệu, giấy tờ luôn mang cho bạn sự khó khăn trong công tác quản lý tài liệu, việc tìm kiếm lại tài liệu khi cần cũng mất khá nhiều thời gian.

Máy photocopy có nhiều tính năng, nếu mà bạn biết cách khai thác triệt để các tính năng của thiết bị công nghệ này, thì công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Ngoài tính năng như in và photo ra, thì bạn có thể sử dụng tính năng scan trên máy photocopy để có thể chuyển các tài liệu từ file cứng sang các định dạng như PDF, Word, Excel…, giúp cho việc lưu trữ trở nên dễ dàng, bạn cũng có thể gửi các file này trực tiếp cho khách hàng, đồng nghiệp của bạn trực tiếp qua email.

Nếu các tài liệu được lưu trữ trực tiếp trên các công nghệ điện toán đám mây, trên máy tính để bàn hoặc các thiết bị di động sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp của bạn, việc tìm kiếm lại các tài liệu đã lưu trữ và in  chúng ra chỉ cần 1 chạm.

Một số dòng máy photocopy còn được trang bị thêm khe cắm usb, thẻ SD, ổ cứng rời bên ngoài, giúp ích rất nhiều cho việc lưu trữ hoặc in tài liệu.

Bảo vệ tài liệu bằng máy photocopy

Đôi khi việc lưu trữ tài liệu bằng các file mềm lưu trữ trên các không gian mạng, USB, thẻ SD mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng bên cạnh đó cũng gây không ít khó khăn cho bạn, nếu như không được đảm bảo an toàn.

Không gian mạng vốn tiềm ẩn nhiều nguy cơ gây hư hỏng, mất cắp dữ liệu, mà bạn không thể nào biết trước được.

Bạn tìm kiếm được 1 phần mềm bên ngoài, cung cấp cho bạn nhiều tính năng hấp dẫn, khi bạn đồng ý cài đặt các phần mềm gián điệp, chứa các mã độc có thể xâm nhập vào máy photocopy, nó sẽ sao chép các nội dung tài liệu một cách bất hợp pháp, như vậy các thông tin của bạn đã bị đánh cắp mà bạn không hề hay biết.

Không chỉ như vậy các mã độc cũng truyền từ các thẻ SD, USB, các mã độc có thể xâm nhập khi bạn sao chép tài liệu từ các thiết bị khác như máy tính để bàn chắng hạn, sau đó Virus sẽ thông qua USB, thẻ SD để xâm nhập vào máy photocopy gây hư hỏng tài liệu.

Một vấn đề khác được đề cập trong trường hợp này là sao khi bạn upload các bản tài liệu của mình trên các không gian mạng, công nghệ điện toán đám mây, 1 cách không an toàn cũng sẽ làm máy photocopy của bạn bị nhiễm virus và mã độc.

Do đó, máy photocopy được trang bị các tính năng bảo mật tiên tiến nhất giúp bảo vệ các tài liệu của doanh nghiệp bạn. Một số dòng máy photocopy sẽ yêu cầu xác thực danh tính trước khi dùng máy photocopy, bạn cũng có thể giới hạn số lượng bản in, cho từng người hoặc nhóm người cụ thể, ghi đè, mã hóa dữ liệu trước khi in, scan giúp cho tài liệu của bạn được bảo mật 1 cách an toàn.

Những dòng máy photocopy Ricoh chú trọng về tính bảo mật cho doanh nghiệp, bên cạnh đó các tính năng in, scan và fax của máy cũng được nâng cao, nhằm tối ưu hóa các hoạt động in, quản lý tài liệu cho doanh nghiệp.