Ngày nay, photocopy luôn là nhu cầu thiết yếu, phổ biến trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực, đặc biệt trong các văn phòng công ty. Đối với những tổ chức có nhu cầu in ấn, photocopy cao thì việc sở hữu hoặc thuê một chiếc máy photocopy tại văn phòng là một giải pháp thuận tiện và tối ưu. Để mang lại hiệu quả cho công tác in ấn, người dùng nên tham khảo bài hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy sau đây.
Các bước cơ bản sử dụng máy photocopy
Bạn cần thực hiện đúng hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy theo các bước sau, cách sử dụng áp dụng tương tự cho hầu hết dòng máy photocopy các thương hiệu như Ricoh, Toshiba, Canon, Xerox, Sharp…
Bước 1 Khởi động máy: Xác định và bật công tắc nguồn, chờ một vài phút để máy khởi động xong và sẵn sàng copy, khi bạn START lúc máy đang khởi động, máy sẽ tự động copy khi khởi động xong.
Bước 2 Nạp tài liệu copy: Đưa tài liệu cần copy lên mặt kính của máy dựa theo dòng kẻ phân trên mặt kính (đặt lên khay nạp bản gốc nếu máy có chức năng rút tự động). Khi khay nạp tài liệu hiển thị “Place document face down” thì gập nắp máy xuống để máy nhận diện mục tiêu.
Bước 3 Cài đặt cho quy trình copy: Sau khi nạp dữ liệu cho máy, ta sẽ tiến hành cài đặt màu sắc, số lượng bản sao cần thiết. Trên bảng điều khiển, chúng ta có thể điều chỉnh kích thước giấy, chỉnh sửa tỉ lệ bản in, hoặc các chức năng chỉnh sửa khác nếu cần. Thông thường, các máy photocopy sẽ có 2 khay giấy là 8 1/2 inch giấy 14-inch và 8 1/2 giấy 11-inch. Nếu bạn muốn một bản sao có kích thước đặc biệt thì hãy đặt khổ giấy có kích thước đặc biệt đó vào 1 khay giấy trên máy.
Bước 4 Hoàn thiện quy trình copy: Sau khi đã kiểm tra cài đặt cho quy trình copy, ấn phím “Start” hoặc “Copy” để máy tiến hành copy dữ liệu đã nạp và thu sản phẩm.
Hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy thông qua các phím cơ bản
Đầu tiên, chúng ta nên tìm hiểu những phím cơ bản trên máy photocopy cùng tác dụng của chúng. Bạn sẽ khá bỡ ngỡ khi lần đầu sử dụng nàn hình cảm ứng trên máy photocopy. Đây là bộ phận giúp người dùng thực hiện các thao tác cài đặt, thiết lập các chương trình photocopy và các tiện ích khác.
- Phím Access : Dùng để nhập tên và mật khẩu khi máy bị mã hóa.
- Phím Box, Phím Extra/Scan, Phím Copy, Phím Fax/Scan : Dùng vào chế độ Box, Extra/Scan, Copy, Fax/Scan tương ứng. Khi máy đang ở chế độ nào, phím tương ứng sẽ sáng màu xanh lá.
- Phím RESET : Đưa máy về chế độ mặc định.
- Phím START : Bắt đầu thao tác copy, hoặc Scan, in ấn.
- Phím STOP : Kết thúc thao tác copy đang thực hiện.
- Phím Interrupt : Tạm dừng chu trình copy hiện tại để thực hiện chu trình copy khác, nếu muốn trở lại chu trình copy ban đầu, nhấn phím Interrupt thêm một lần nữa.
- Phím Proof Copy : dùng để in trước một bản kiểm tra trước khi in số lượng lớn
- Phím CLEAR : Xóa bản copy hiện hành về 1 hoặc xóa các cài đặt khác khi thiết lập chương trình
- Phím MODE CHECK : Kiểm tra, nhập hoặc thay đổi các cài đặt người dùng
- Phím Mode Memory : để lưu các thiết lập copy.
- Phím Contrast : điều chỉnh độ tương phản của màn hình cảm ứng.
- Phím Enlarg Display : Dùng để phóng to màn hình cảm ứng.
- Phím Accessibility : dùng để vào màn hình thiết lập chức năng cho người sử dụng.
- Phím Unility/Counter: dùng để hiển thị màn hình Unility/Counter.
- Các phím số : dùng để nhập các chức năng số.
Trên đây là những chia sẻ hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy, để sử dụng máy photocopy hiệu quả, trước hết chúng ta cần tìm hiểu rõ về cấu tạo cơ bản cũng như chức năng của máy. Hy vọng với sự chia sẻ trên, chúng tôi sẽ giúp ích được các bạn trong việc sử dụng máy photocopy văn phòng hiệu quả và hợp lý nhất.
Sản Phẩm
Bạn có muốn thuê máy photocopy?
Dịch vụ cho thuê máy photocopy với chi phí sử dụng máy photocopy được cố định chỉ từ 600.000đ mỗi tháng. Không còn nỗi lo chi phí phát sinh cao do mực in, sửa chữa. Xem dịch vụ này tại đây.
- Vận chuyển, lắp đặt tận nơi
- Trong khu vực thành phố HCM và các tỉnh, thành phía Nam
- Hỗ trợ 30 - 60 phút khi phát sinh sự cố
