Cách cắt giảm chi phí sử dụng máy photocopy hiệu quả

Để vận hành một văn phòng thường phải tốn nhiều khoản chi phí khác nhau. Trong đó chi phí cho các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy… chiếm một khoản chi không nhỏ. Do đó việc cắt giảm, tiết kiệm phần chi phí này là rất cần thiết. Đặc biệt là lợi ích sẽ càng nâng hơn khi thực hiện lâu dài.

Dịch vụ bơm mực máy photocopy tại tphcm
Sửa chữa máy photocopy tận nơi uy tín
Giá máy photocopy 2 mặt

    Lựa chọn dòng máy photocopy phù hợp cho công việc

Đây là quyết định khá quan trọng, ảnh hưởng đến chi phí vận hành máy photocopy của bạn. Để cắt giảm chi phí vận hành, bạn phải chọn dòng máy photocopy phù hợp nhất với công việc của mình.

Nếu sử dụng quá ít nhưng lại chọn các dòng máy lớn, cồng kềnh, nhiều tính năng sẽ gây lãng phí chi phí mua máy. Phí điện năng tiêu thụ hàng tháng.

Còn ngược lại, sử dụng quá nhiều nhưng chọn máy nhỏ, tốc độ chậm. Có thể làm công việc của bạn bị gián đoạn, máy dễ gặp sự cố. Chưa kể, các dòng máy nhỏ có chi phí sử dụng mực tốn kém hơn các dòng máy lớn.

Một yếu tố cũng rất quan trọng khi chọn mua máy photocopy. Là nên chọn các dòng máy có chứng nhận tiết kiệm điện như Engerny Star. Bạn có thể tiết kiệm đến hơn 30% điện năng tiêu thụ. Ngoài ra, tiết kiệm điện như vậy còn giúp nâng cao tuổi thọ của máy photocopy.

    Quản lý những gì bạn in

Muốn tiết kiệm chi phí sử dụng máy photocopy. Việc hiệu quả nhất là giảm số lượng bản in, photocopy mà bạn có thể sử dụng.

Hãy in, photocopy những tài liệu nào thật cần thiết. Những tài liệu nào có thể xem trực tiếp trên máy tính hoặc chia sẽ qua mạng được thì không nên in ra.

Để tránh các nhân viên trong văn phòng in những tài liệu thừa thãi, mục đích riêng… Nên quản lý số lượng in trên tháng của từng nhân viên/phòng ban.

Ngoài ra, nên sử dụng nhiều hơn tính năng scan để lưu trữ và chi sẽ trực tuyến thay vì in hay photocopy. Tính năng scan không gây tốn mực, giấy.

    Thay đổi bản in của bạn

Không phải bản in, photocopy nào cũng cần in với chất lượng cao nhất, sắc nét nhất. Những bản in, photocopy nếu chỉ để lưu hành nội bộ thì chỉ nên sử dụng ở độ phân giải thấp, chế độ nhạt để tiết kiệm mực. Cũng như không nên in màu mà chỉ in trắng đen.

Một số tính năng trên máy photocopy cũng khá hiệu quả trong việc cắt giảm chi phí sử dụng máy như: photocopy 2 mặt, in gộp nhiều bản thành 1 bản, tính năng phóng to, thu nhỏ… Tùy trường hợp mà căn nhắc sử dụng.

Nên hạn chế sử dụng các kiểu chữ lớn, tô đậm, ghạch dưới rườm rà. Một số font chữ phức tạp, nhiều nét cũng khiến bạn phải tốn kém nhiều hơn so với các font chữ đơn giản.

    Sử dụng nạp mực

Hiện nay với sự phổ biến của dịch vụ nạp mực, chất lượng mực in ngày càng cạnh tranh và được nâng cao hơn. Sử dụng mực nạp sẽ có giả hơn rất nhiều so với thay bình mực chính hãng.

Lựa chọn một địa chỉ cung cấp mực uy tín, giá rẻ, chắc chắn sẽ giảm bớt khá nhiều chi phí sử dụng máy photocopy cho bạn.